8 tips voor freelance ontwerpers om sneller betaald te worden
Cashflow is cruciaal voor elk bedrijf, maar vooral belangrijk voor kleine bedrijven en freelancers.
Als je terugdenkt aan het begin van je freelance ontwerpcarrière, had je waarschijnlijk niet zo veel tijd nodig om klanten achterna te zitten om hun facturen te betalen. Je bent ermee begonnen om te doen waar je van houdt en ervoor betaald te krijgen.
Om u daarbij te helpen, vindt u hier 8 tips die u direct in uw bedrijf kunt implementeren, zodat u sneller kunt worden betaald.
Als je nog andere tips uit je eigen ervaring hebt, deel deze dan met ons in de comments.
1. Beheer de verwachtingen vanaf de eerste dag
Soms zijn freelance ontwerpers zo enthousiast om nieuwe bedrijven te winnen dat ze zonder contract een nieuwe deal doorlopen.
Wees niet bang om uw klant een contract te geven, zij verwachten het en u zult veel toekomstige misverstanden, hoofdpijn en onbetaalde facturen vermijden. Het is ook het beste om de tijd te nemen om uw nieuwe klant door alle belangrijke deliverables en betalingsdatums te leiden aan het begin van een nieuw project.
Het is ook geen slecht moment om hen te herinneren aan uw beleid inzake betalingsachterstanden, dat in uw contract moet worden opgenomen als u ze hebt.
2. Bouw een sterke klantrelatie op
De beste manier om een sterke klantrelatie op te bouwen, is vrijwel in constante communicatie met hen te zijn.
Werk ze bij over wat u doet en hoe het gaat. Laat ze deel uitmaken van het project. Dit zorgt er ook voor dat jullie beiden een grondig begrip hebben van het werk dat wordt gedaan.
En op die manier, wanneer het tijd wordt om ze te factureren, zullen er geen verrassingen zijn.
3. Zoek de persoon die u betaalt
De persoon om uw betaling te bespreken, verschilt van klant tot klant.
Als uw klant bijvoorbeeld een klein bedrijf is, is de kans groot dat de bedrijfseigenaar de persoon is die de betalingen verwerkt. Als uw klant een bedrijf uit het midden- of grootbedrijf is, kan het zijn of haar boekhoudafdeling of financiële controller .
Zorg er bij het begin van een nieuw project voor dat u de naam, het telefoonnummer en de e-mail hebt van de persoon die uw facturen verwerkt. Vraag in feite om een e-mailinleiding indien nodig.
De kans is groot dat ze terug zullen antwoorden op de notitie met een e-mail die al hun contactgegevens in de handtekening zal hebben. Dit komt van pas en bespaart u veel tijd wanneer u de juiste contactpersoon moet vinden om eventuele openstaande facturen aan te pakken.
4. Onderschat uw factuurvoorwaarden niet
Op alle facturen staan de betalingsvoorwaarden vermeld op de factuur (of tenminste).
Heb je ooit nagedacht over je voorwaarden? Je zult er versteld van staan hoeveel ze kunnen bepalen hoe snel je wordt betaald. In feite heeft het Market Intelligence-team van FreshBooks de betalingsvoorwaarden van gebruikers bestudeerd om de beste factuurvoorwaarden te vinden om u sneller te laten betalen. Hier zijn de bevindingen van de studie. (Voor het volledige rapport Klik hier )
- Wees beleefd
Een simpele "gelieve uw factuur binnen te betalen" of "dank u voor uw bedrijf" kan het percentage facturen dat wordt betaald met meer dan 5 procent verhogen! - Gebruik geen jargon
Het woord 'dagen' in tegenstelling tot 'net' zorgt ervoor dat u vaker en sneller wordt uitbetaald. - Late betalingen
Het bedreigen van uw klanten met rente op te late betalingen doet twee dingen. Het zorgt ervoor dat u langzamer betaald wordt, maar zorgt er ook voor dat een hoger percentage facturen wordt betaald.
Hier is een voorbeeld van correct geformuleerde factuurtermen volgens de studie:
"Bedankt, we waarderen uw bedrijf. Stuur de betaling binnen 21 dagen na ontvangst van deze factuur. "
5. Factuur sneller
Dit is vrij eenvoudig, maar wordt vaak over het hoofd gezien. Hoe sneller u uw klanten factureert, hoe sneller zij u betalen.
Dit betekent simpelweg dat u elke keer dat u een betaling ontvangt (meestal op een product) een papieren factuur bij u hebt of een e-mail kunt sturen.
In bijna alle bedrijven kunnen ze u niet betalen voordat ze een kopie van uw factuur hebben voor hun eigen administratie. Dus als ze uw factuur hebben, kunnen ze het proces starten om u te betalen, of misschien zelfs meteen betalen (vooral als ze heel blij zijn met uw werk).
Het is belangrijk om hier op te merken dat het snel kunnen maken van facturen u echt zal helpen deze tip te implementeren - u kunt het beste een van de vele online facturatiediensten gebruiken.
6. Wees duidelijk met je werkbeschrijving
Wees zo duidelijk en specifiek mogelijk op uw factuur. Gebruik geen vakjargon in uw product- of servicebeschrijving op uw factuur.
Als uw klant niet volledig begrijpt waarvoor ze worden gefactureerd, zullen ze minder snel afmelden op de factuur.
Gebruik bijvoorbeeld in plaats van 'website' te schrijven in de beschrijving iets specifiekers zoals '12 pagina's HTML-ontwerp en -ontwikkeling, inclusief een contactformulier en een sitemap'.
7. Follow-up
In een perfecte wereld zouden alle facturen binnen enkele minuten worden betaald. Helaas is het geen perfecte wereld. De waarheid is dat facturen doorgaans drie tot twaalf weken in beslag nemen om betaald te worden, en dat kan een hele lange wachttijd zijn voor een klein bedrijf - denk eraan, het draait allemaal om cashflow. Dit is de reden waarom elke freelancer een follow-upstrategie voor facturen moet hebben.
Overweeg een factureringsoplossing te gebruiken waarmee u snel openstaande facturen kunt identificeren via een eenvoudig toegankelijk dashboard of rapport.
Dit scheelt u veel tijd en helpt klanten te identificeren die u onmiddellijk moet opvolgen. Het is het beste om elke week een blok tijd vrij te maken om contact op te nemen met klanten met openstaande facturen.
Soms kan een snelle e-mailherinnering de juiste oplossing zijn, maar wees niet bang om ze te bellen als uw e-mails onbeantwoord blijven. Als het op bellen aankomt, wil je het schema van je klant weten. Dit maakt het veel gemakkelijker om ze te bereiken in plaats van het spelen van een telefoonlabel.
8. Brieven en wettelijk
Naar de rechtbank voor kleine vorderingen gaan is altijd een optie als het echt slecht gaat, maar het is waarschijnlijk niet de moeite waard om tijd en geld te verzamelen voor kleine bedragen. Het is het beste om zo hard mogelijk te proberen met formele brieven. Als dit niet lukt, raadpleeg dan eerst een advocaat om advies te krijgen en laat ze dan een brief voor u uitzenden.
In de brief moet worden vermeld dat u alle andere mogelijkheden hebt uitgeput en dat als u geen betaling binnen een bepaalde tijd ontvangt, u geen ander verhaal kunt doen dan de zaak voor de rechter te brengen. Dit is vaak voldoende om uw betaling veilig te stellen en is een veel rendabelere methode dan om de cliënt voor de rechter te brengen.
Maar laten we hopen dat je een sterke klantrelatie hebt ontwikkeld door constante communicatie en door een geweldige service aan te bieden, zodat je nooit op dit punt komt.
Deze strategieën helpen u om sneller betaald te worden, minder tijd te besteden aan het jagen op klanten en u meer middelen te geven om uw freelance designbedrijf voortdurend te laten groeien.
Dit bericht was gast geschreven door Darius Bashar, een voormalig freelancer die nu werkt FreshBooks.com . FreshBooks is een online factureringsservice die ontwerpers helpt minder tijd te besteden aan het maken van facturen en meer tijd te besteden aan wat ze graag doen.
Heb je zelf tips of best practices? Deel ze alsjeblieft in de comments hieronder.