Het is altijd een uitdaging om uw project georganiseerd en gemakkelijk beheersbaar te krijgen als u in een team werkt. Het probleem bereikt een geheel nieuw niveau wanneer het een creatief project betreft. Creativiteit bloeit het meest wanneer het onbeperkt is terwijl samenwerkingsprojecten zonder regels afbrokkelen.
Dus wat te doen met een project van een creatief bureau dat teamwork en samenwerking vereist? Organisatie en leiderschap hoeven, als ze correct worden uitgevoerd, het creatieve proces niet te beïnvloeden. Hier zijn negen praktische tips om uw ontwerpteam te organiseren, ongeacht de taak die voor u ligt!
Sommige projecten zijn complexer dan andere. Om te voorkomen dat u overweldigd raakt, identificeert u de belangrijkste taken (uw MIT's) waaraan moet worden gewerkt voordat het project naar het volgende niveau kan gaan. Het geheim is om een beperkt (realistisch) aantal cruciale taken te bepalen die moeten worden uitgevoerd en ze eerst proberen te voltooien. Uw team een realistische deadline geven, geeft elke dag een structuur en een bepaald doel. Het is een geweldige manier om een bijzonder groot beest van een project te verslaan, of ten slotte die kleine taken uit te voeren die als een hete aardappel door het kantoor zijn gegaan en uiteindelijk zijn vergeten.
MIT's definiëren zal het ontwerpersteam de leiding nemen over de dag in plaats van alleen te reageren op wat er op hen wordt gegooid.
De uitdrukking 'projectmanagementtool' klinkt als een sleur, maar kan eigenlijk heel handig zijn. Er is geen grotere tijd eter die er zijn dan het gebruik van meerdere communicatie-instrumenten, waardoor hier en daar wat berichten achterblijven en vervolgens sommige leden van het team in het ongewisse laten over de voortgang. Bespaar tijd en moeite met het team om erachter te komen wat er moet gebeuren of waar het project naartoe gaat. Eigenlijk zal het gebruik van een projectmanagementtool het groene licht geven aan creativiteit door middel van efficiëntie.
De kunst ligt in het kiezen van een tool die het beste werkt voor jou. Tegenwoordig zijn er een overvloed aan softwaretools waaruit u kunt kiezen. Doe een beetje marktonderzoek, probeer en experimenteer om te vinden welke projectmanagementtool geschikt is voor uw team.
Als het gaat om het bereiken van klanttevredenheid in termen van ontwerp, is informatie de sleutel. Het gewone 'less is more'-zeggen werkt in dit geval niet. Als je wilt dat het project goed en op tijd wordt uitgevoerd, geef je team dan alle informatie die je maar kunt. Op deze manier hoeven uw ontwerpers geen tijd te verspillen aan het verifiëren van datums en veeleisende details.
Het belangrijkste is om alle teamleden dezelfde informatie te geven! Je zult veel conflicten en verwarring vermijden. Stel alle vereisten, behoeften, regels en deadlines die er zijn (misschien met behulp van een geweldig beheerprogramma) en het ontwerpteam zal van je houden.
De klant is de koning en we voelen ons vaak aangetrokken om iets te doen om hem of haar te plezieren. Het instellen van belachelijke, onrealistische deadlines voor creatieve projecten is echter geen manier om te gaan. Verwacht niet dat binnen 24 uur een geweldig logboek of een verbluffende website wordt gemaakt. Eenvoudig gezegd, creatieve teams hebben tijd nodig om creatief te zijn, te brainstormen, te schetsen en te ontwerpen, om hun best te doen. In plaats van je team te dwingen te werken in gekke stressvolle omstandigheden, leer je je klanten de waarde van tijd in creatieve projecten.
Constructieve feedback is de sleutel om meesterwerken te ontwerpen. Om feedback te laten plaatsvinden, moeten alle leden van uw team zich veilig voelen om hun mening te geven.
Een leider van het project moet heel duidelijk en open zijn over wat ze wel en niet leuk vinden aan de voorgestelde ontwerpen. Aan de andere kant moeten de teamleden zich vrij voelen om hun inbreng aan te bieden en het gevoel te hebben dat ernaar wordt geluisterd. Succesvolle feedback heeft alles te maken met respect en een logische onderbouwing van uw mening. Het is een uitstekende manier om frustratie binnen het team te voorkomen en de geest en productiviteit te verhogen.
Standaardisatie klinkt niet creativiteitsvriendelijk, maar wanneer verbeelding productief moet zijn, is dit de heilige graal van effectiviteit. Rommelige interacties, inconsistente werkstijlen en teamleden die op afgelegen locaties werken, kunnen het creatieve werk en de voortgang van het project inpakken!
Het standaardiseren van bestandsnamen en procesketens zal snelle en wrijvingsloze interacties en creatieve verkenning mogelijk maken. Door zich aan een bepaalde naamgevingsconventie en werkstroom te houden, kan elk lid van het team de bestanden gemakkelijk vinden en het deel van de taak voltooien zonder de chaos te verliezen.
Het bundelen van vergelijkbare of gerelateerde taken samen is een gegarandeerd recept voor efficiëntie, vooral als het gaat om kritische maar zeer vervelende routinetaken die de creatieve workflow kunnen verstoren. Of het nu om het verzorgen van sociale media gaat of om de rekruteringstaken, alloceer 20-30 minuten, haal het uit je hoofd en pak al deze taken samen aan. Je wordt vrijgelaten om je te concentreren op de belangrijkste ontwerptaken die voorhanden zijn, zonder afleiding.
Elke creatieve persoon werkt anders. Sommigen werken het liefst tot laat in de nacht, anderen zijn op hun best in die vluchtige momenten van helderheid vroeg in de ochtend. Het beste creatieve werk gebeurt zelden in het "geliefde" negen tot vijf schema. Als je het kunt betalen, laat dan de leden van je team profiteren van hun persoonlijk hoge energie en hoge creativiteit tijden . Moedig ze aan om aantekeningen te maken van hun ritme, observeer hoe ze werken en plan de meest uitdagende taken wanneer ze op hun hoogtepunt zijn. Hoewel een beetje minder gestructureerd, zal deze aanpak waarschijnlijk de kwaliteit van het werk verbeteren.
Om preciezer te zijn, gebruik grafische software snelkoppelingen. De truc ligt in het aanpassen van de werkruimte van de software om het type ontwerpwerk dat uw team op regelmatige basis doet weerspiegelen en mogelijk te maken. Een van de grootste tijdbesparingen is het maken van herbruikbare sjablonen voor terugkerende soorten projecten en het bouwen van een bibliotheek met bestanden voor de meeste gebruikte grafische bronnen, zoals pictogrammen, lettertypen of texturen.
Wanneer een team soepel werkt, reflecteert het op de uiteindelijke resultaten. Daarom is het essentieel dat uw creatieve team het succes behoudt om uw ontwerpteam tevreden en toch gestructureerd te houden. Koop een hulpprogramma voor projectbeheer en pas een van de bovenstaande tips toe die uw aandacht trekken. Niettemin, de beste manier om uw workflow te verbeteren, is uw teamleden vragen te stellen over de meest schokkende problemen en hen om ideeën te vragen!