Business & Tech

De optimale werkomgeving instellen

Hoeveel tijd verspilt u op de gemiddelde dag op zoek naar dingen die ergens op uw bureau liggen begraven? Of opstaan ​​om iets aan de andere kant van je kantoor te krijgen? Of anders de dingen ophalen die je nodig hebt om je werk te doen?

Als je al die verspilde seconden en minuten hebt opgeteld, zul je je misschien verbazen over het percentage van je dag dat het in beslag neemt.

De tijd nemen om een ​​optimale werkruimte in te stellen, kan u in de loop van een jaar uren of dagen besparen.

Het is de moeite waard om een ​​dag of twee te nemen om uw bureau en werkgebied beter af te stemmen op uw manier van werken om later tijd te besparen. En het proces is niet moeilijk.

Het vergt gewoon veel planning en werken in de manier waarop u het best werkt, en vervolgens zowel uw fysieke als virtuele werkruimten instellen om beter tegemoet te komen aan uw werkmethoden.

Zoals gezegd, is het een goed idee om een ​​dag of wat opzij te zetten om je werkruimte te optimaliseren. Je zult waarschijnlijk bijna direct de positieve effecten op je tijd zien, en je merkt meteen ook veel minder frustratie.

Niet bepaald een optimale werkomgeving. Afbeelding door cybrgrl.


Hoe werk jij?

Laten we aannemen dat de meerderheid van de mensen die deze post lezen webdesigners en / of ontwikkelaars zijn. Dat scheelt heel wat mogelijkheden in de arena "hoe werk je". Maar er zijn nog steeds veel verschillen in hoe individuele webontwerpers en ontwikkelaars werken. Als u uw optimale werkruimte wilt instellen, moet u erachter komen hoe u het best werkt.

Denk na over hoe u nu werkt en hoe u uw productiviteit kunt verbeteren als u andere hulpmiddelen en systemen had.

Probeer je werkmethoden echter niet volledig te herzien, want het is onwaarschijnlijk dat je je aan nieuwe systemen zult houden als ze niet integreren met de manier waarop je gewend bent om te werken. Babystappen leveren vaak betere resultaten op dan alles in één keer te veranderen.

Maak een lijst van de dingen die u normaal gesproken op een werkdag doet en hoe u die taken uitvoert. Je routine kan van dag tot dag redelijk vergelijkbaar zijn, of je kunt op bepaalde dagen van de week compleet verschillende dingen doen. Neem alle taken op die u regelmatig voltooit, of dit nu dagelijks, wekelijks of maandelijks is.

Wat voor soort organisator ben jij?

Het volgende dat je moet overwegen, is hoe je georganiseerd blijft. Gebruik je een papieren organizer of archiefsysteem? Post-it notities? Een computer-gebaseerde takenlijst of projectmanager?

Afbeelding door Adam UXB Smith

Als u een op papier gebaseerd systeem gebruikt, bedenk dan hoe dat moet worden ondergebracht in uw werkruimte. Heeft u een grote organizer die ruimte nodig heeft binnen handbereik op uw bureau? Of gebruik je post-it-notities die je op je bureau of op de muren rond je bureau moet kunnen plakken? Zou je beter kunnen worden bediend door zoiets als een whiteboard?

Bedenk hoe u georganiseerd blijft en maak een lijst van de dingen die daarvoor nodig zijn. U moet deze dingen opnemen in uw werkruimte, maar dat komt een beetje later.

Welke materialen zijn belangrijk voor uw werk?

Het is duidelijk dat een computer en waarschijnlijk een printer op deze lijst staat. Maar welke andere tools heb je nodig? Je hebt misschien externe luidsprekers, een flatbed-scanner, een bureaulamp, papier, pennen, een iPod-dock of talloze andere tools die je nodig hebt en / of wilt gebruiken.

Afbeelding door William Hook

Nogmaals, maak een lijst van wat belangrijk voor je is. Dan moet je alle andere dingen die op je bureau liggen verwijderen, wat niet nodig is.

Het verwijderen van de rommel is belangrijk, omdat het het voor u veel gemakkelijker zal maken om alles overzichtelijk te houden. Onthoud: rommel is de vijand van een optimale werkruimte. Elke keer dat je moet stoppen met wat je doet om iets te zoeken, ben je minder efficiënt en minder productief.

Sferen van belang

Nu u weet hoe u werkt en wat belangrijk is voor uw werkstroom, is het tijd om te beginnen met het herschikken van uw werkruimte. Aangezien de meesten van jullie dit lezen, zijn webontwerpers of ontwikkelaars, laten we jouw computer het middelpunt van je lay-out maken. Voor de meesten van jullie is dit de plek waar je de overgrote meerderheid van je werk doet.

Zoek vanaf daar verder wat je het vaakst gebruikt. Dit kan uw organizer, ruitjespapier, kraspapier of iets anders zijn. Plaats dit binnen handbereik van uw computer. Een ander ding dat altijd binnen handbereik moet zijn, zijn uw vuilnis- en recyclingbakken. Het is belangrijk om je bureau schoon te houden, wat inhoudt dat je dingen weggooit voordat ze de kans krijgen om zich op te hopen.

Denk aan andere dingen die u graag binnen handbereik van uw werkruimte houdt. Dit kunnen clientbestanden zijn, naslagwerken die u vaak gebruikt, uw printer of scanner, of iets anders dat u dagelijks gebruikt. Deze dingen moeten zich binnen handbereik bevinden of juist daarachter.

Denk dan aan de andere dingen die u op uw kantoor moet bewaren, maar misschien maar een of twee keer per week of minder. Het is niet zo belangrijk waar je deze zet, hoewel je ze toch gemakkelijk bereikbaar wilt hebben. Ze kunnen op een boekenplank of in een la gaan of waar je maar ruimte hebt, waar je alles georganiseerd kunt houden.

Het doel is om ervoor te zorgen dat de dingen die u het vaakst gebruikt het dichtst bij u in de buurt zijn, terwijl dingen die u minder vaak gebruikt, verder weg liggen. Het zal voor iedereen een beetje variëren.

Voor mij zijn de dingen die op mijn bureau centraal moeten staan, mijn computer, een laptop of twee (of zes) pennen en mijn mobiele telefoon en dock. Voor iemand anders kan een grafisch tablet of een organizer belangrijker zijn en in die directe omgeving zijn. Anderen willen misschien dat hun printer binnen handbereik is als ze constant dingen printen.

Alles op zijn plaats

Binnen elke sfeer van belang is het noodzakelijk om ervoor te zorgen dat alles een plaats heeft waar het thuishoort. Dat betekent dat je een soort houder voor je pennen hebt, een specifieke plek om je planner of organisator te houden en een aangewezen plek voor die naslagwerken die je binnen handbereik wilt houden.

Afbeelding door AdamSelwood

Denk na over de manier waarop je organiseert. Voor sommige mensen wilt u misschien dingen als pennen in de lade van uw bovenste bureau bewaren. Voor anderen wilt u misschien een kopje of een doos recht op uw bureau voor hen. Hetzelfde geldt voor boeken of notebooks. Sommige mensen willen misschien een plank om ze op te houden, anderen zullen blij zijn met een stapel op hun bureau. Er is geen goed of fout hier.

Zodra alles zijn eigen plekje heeft, zorgt u ervoor dat alles aan het einde van elke dag naar die plaats wordt teruggebracht, of nog beter: zodra u klaar bent. Zo blijft uw bureau overzichtelijk en kunt u gemakkelijk dingen vinden wanneer u ze nodig hebt, waardoor u productiever wordt.

U kunt besluiten dat u dingen nodig heeft om uw bureau georganiseerd te houden. Dit is prima, maar ga niet overboord. De eenvoudigste oplossingen zijn vaak de beste. Maar overweeg de aanschaf van dingen zoals bureau-organisers, een soort container voor het houden van pennen en potloden, en mogelijk een inbox of desktop-maphouders.

Nogmaals, zorg ervoor dat je alleen dingen koopt die passen in de manier waarop je werkt, en dat je niet meer problemen zult veroorzaken of een bijdrage levert aan rommel.

Ontdoen van afleiding

Afleiding op uw bureaublad zal interfereren met hoe productief u kunt werken. Dat betekent niet noodzakelijk dat je je bureau volledig Spartaans moet houden, maar het betekent wel dat alles dat je mogelijk afleidt, moet worden verwijderd.

Afbeelding door mkosut

Maak onderscheid tussen afleidingen en creatieve hulpmiddelen. Als iets je echt helpt in het creatieve proces, houd het dan. Maar als je het gebruikt als excuus om niet te werken, zet het dan elders.

Uw optimale werkruimte onderhouden

Nadat u uw werkruimte hebt ingesteld, moet u deze onderhouden om ervoor te zorgen dat deze een optimale werkruimte blijft.

De meeste van deze dingen moeten dagelijks worden gedaan, aan het begin of aan het einde van uw werkdag (welke helemaal aan u is en of u zich aan het einde van de dag of het begin wilt organiseren).

Persoonlijk raad ik je aan om aan het einde van de dag je onderhoudswerkzaamheden te doen om een ​​paar redenen: ten eerste omdat je het sneller en zonder afleiding doet als je klaar bent met je werk ('s morgens ben je misschien meer in de verleiding om te blijven hangen en uitstellen). Ten tweede omdat het leuk is om 's ochtends naar je werk te gaan naar een schoon en georganiseerd bureau.

Zorg er allereerst voor dat vuilnis wordt weggegooid of gerecycled. Het doet er niet toe of het een stel ontkende handgetekende schetsen van een website of lege frisdrankblikjes of iets anders is, als het afval is, zet het waar het hoort. Plaatsen waar het niet thuishoort, zijn de bovenkant van uw bureau, onder uw bureau of ergens rond uw bureau dat geen prullenbak is. Eerlijk gezegd, dit is een van die dingen die gedaan moeten worden zodra je het afval genereert, maar minstens één keer per dag is essentieel. Er is weinig erger dan je werkdag te beginnen omringd door afval.

Zorg ervoor dat je alles terug op zijn plaats zet als je ermee klaar bent, of minstens één keer per dag. Op deze manier, wanneer je nodig hebt wat het is, kun je het vinden. Als alles zijn eigen aangewezen plaats heeft, zou dit slechts een paar minuten moeten duren.

Bekijk uw systeem eens per week of zo. Zorg ervoor dat alles in de juiste sfeer of belangrijkheid is en verplaats dingen als dat nodig is. Naarmate u uw systeem verfijnder maakt, hoeft u het misschien alleen maandelijks of zelfs minder te controleren. Wees niet bang dingen te veranderen als je werkmethoden veranderen. En wees niet bang om dingen te veranderen als een nieuwe afspraak gewoon niet werkt voor jou.

Virtuele werkruimte

We hebben veel gesproken over uw fysieke werkruimte, maar als ontwerpers en ontwikkelaars vindt waarschijnlijk meer van uw werk plaats in een virtuele ruimte. Het is belangrijk om uw virtuele werkruimte ook in te richten voor optimale productiviteit.

Afbeelding door Todd W Carpenter

Mensen proberen zo vaak hun virtuele werkruimte te maken op basis van wat zij denken dat workspace zou moeten zijn. Ze streven naar een minimalistische desktop, of ze rangschikken hun mappen en bestanden op een bepaalde manier omdat ze hebben gehoord dat dit is hoe een andere ontwerper of ontwikkelaar het doet.

Vergeet hoe je denkt dat je virtuele werkruimte eruit moet zien, werk moet doen of moet worden geregeld. Stel het echter in, het is het meest efficiënt en effectief voor u. Voor mij heb ik een handvol mappen op mijn bureaublad gebaseerd op de verschillende soorten werk die ik doe. Ik heb een map voor "werk" die submappen bevat voor elke client die ik heb, een map voor "websites" die submappen heeft met alle bestanden voor mijn persoonlijke projecten en mappen voor "foto's", "nieuwe lettertypen" (waar lettertypen naartoe gaan) tot ik de kans krijg om ze te installeren), en zelfs een "diverse" map waarin ik al die dingen stop waar ik geen andere huizen voor heb.

Ik heb geprobeerd een minimalistische desktop te hebben, maar het werkt gewoon niet voor mij. Ik bewaar de hele tijd dingen op mijn bureaublad, maar probeer alles op te ruimen en zet het waar het hoort om de paar weken. Forceer jezelf niet op een onnatuurlijke manier om je bestanden en mappen te ordenen. Zoek het systeem dat het meest naadloos past in uw workflow.

Hetzelfde geldt voor het gebruik van hulpmiddelen zoals Spaces om dingen georganiseerd te houden. Ik blijf zeggen dat ik een dezer dagen gebruik ga maken van Spaces om al mijn verschillende projecten georganiseerd en gescheiden te houden, maar tot nu toe heb ik er gewoon geen echte behoefte aan gevonden. Alleen omdat het voor u beschikbaar is, betekent niet dat u het moet gebruiken. Gebruik het als het je helpt, maar anders negeer het.

Als je dat nog niet hebt gedaan, zou je de tijd willen nemen om verschillende werkruimten in te stellen in de programma's die je regelmatig gebruikt. U kunt verschillende profielen instellen in veel van uw programma's (Adobe-programma's, specifiek) voor verschillende soorten projecten. U kunt een andere set hulpprogramma's gebruiken, afhankelijk van of u bezig bent met het retoucheren van foto's of originele illustraties, het ontwerpen van een website of het werken aan een gedrukte advertentie.

Door de tijd te nemen om werkruimten in te stellen voor elk van deze (of andere projecten die je regelmatig aanpakt), heb je een optimale werkruimte, waar je ook aan werkt.

Meer middelen

Er zijn talloze geweldige artikelen beschikbaar om zowel uw werkruimte als uw werkmethoden te verfijnen om uw efficiëntie en productiviteit te verbeteren. Hier zijn enkele uitstekende keuzes om u op weg te helpen:


Exclusief geschreven voor WDD door Cameron Chapman , een freelance schrijver en ontwerper.

Hoe organiseer je je werkruimte? Welke dingen hebben het beste voor u gewerkt?

werkruimte optimale een werkruimte instellen