Toen ik 7 jaar geleden ontslag nam om freelance te worden als webdesigner, dacht ik dat ik eindelijk vrij was. Maar wat ik snel besefte was dat ik eigenlijk niet zoveel vrijheid had als ik dacht dat ik zou doen.

Na mijn eerste jaar freelancen, drong het tot me door: ik verdien geen geld als ik niet achter mijn computer zit en reken voor mijn tijd. Zelfs toen ik mijn tarieven verhoogde, merkte ik dat het moeilijk was om mijn bedrijf te laten groeien als ik de enige ben die al het werk doet.

Ik dacht: misschien is het tijd om mijn team te laten groeien en op te schalen. Dus begon ik een deel van mijn werk uit te besteden. En toen kwam ik in de problemen ...

Veel voorkomende valkuilen bij outsourcing

Ik sloeg tegen veel van dezelfde valkuilen in waar de meeste freelancers tegenaan lopen wanneer ze voor de eerste keer beginnen uit te besteden. Als je een van deze hebt behandeld, laat me je dan vertellen: je bent niet de enige!

Valkuil 1: het is sneller om het zelf te doen

Bijna elke keer als ik een taak delegeerde aan iemand die ik al vroeg had aangenomen, duurde het maar een dag voordat ik terugkwam en het zelf deed. Natuurlijk was de klus geklaard, maar ik was weer terug op dezelfde plek als ik tevoren: solo aan het werk en vast te houden aan alles zelf.

Valkuil 2: De persoon die ik heb ingehuurd deed een slechte baan en / of leverde niet op tijd op

In het begin gebeurde dit constant met mij. Een webpagina was niet goed gecodeerd, of een PSD-mockupontwerp voldeed niet aan de normen waar ik op had gehoopt. Dus ik zou de freelancer betalen en het werk zelf opnieuw uitvoeren. Nu doe ik niet alleen het werk zelf, maar ik betaal er ook voor!

Valkuil 3: ik huurde iemand in, maar ik heb niet genoeg werk om ze bezig te houden

Ik was zo opgewonden om mijn eerste virtuele assistent in dienst te nemen, zodat ik alle taken op laag niveau kon delegeren die zo veel van mijn dag in beslag nemen. Maar toen ik ze eenmaal had aangetrokken, merkte ik dat ik nog meer tijd spendeerde aan het bedenken van dingen om ze bezig te houden. Dat alleen al maakte me nog drukker!

In de loop der jaren heb ik veel dingen op de moeilijke manier geleerd als het gaat om het uitbesteden en uitbreiden van uw team, vooral als freelancer, waarbij u uw bedrijf van de grond af opstart. Dus voor de rest van dit artikel ga ik de belangrijkste lessen die ik heb geleerd delen, om je te helpen sommige van de fouten die ik heb gemaakt te vermijden.

Plaats uw service als een product

Voordat u kunt beginnen met inhuren, moet u veel voorbereiden. Als u verder wilt groeien dan alleen een eenmansactie, vereist dit een fundamentele verschuiving in de manier waarop u uw werk en uw bedrijf benadert.

Ik adviseer freelancers ten zeerste die op zoek zijn naar opschaling, om richting productiedienst te gaan. Ik bedoel niet dat ik het volgende grote softwareproduct ga bouwen. Dat is een enorme sprong voorwaarts en zal veel ervaring vereisen om grip te krijgen. Maar het positioneren van uw service als een product is een veel slimmere eerste stap naar het uitgroeien tot een meer schaalbaar bedrijfsmodel dat uiteindelijk door een team kan worden beheerd.

Wanneer u uw service productiseert, doet u eigenlijk voorspelbaarheid.

U gaat van het aannemen van projecten van verschillende soorten en maten, het implementeren van allerhande verschillende oplossingen voor verschillende soorten klanten, tot een meer voorspelbare, herhaalbare service. Hoe meer u dezelfde service levert, hoe voorspelbaarder het proces is en hoe gemakkelijker het is om een ​​team te trainen om sommige (of alle) taken uit te voeren.

Pas toen ik mijn service produceerde, ging mijn strijd om mijn werknemers bezig te houden weg. Het bedrijf had duidelijk gedefinieerde processen die wekelijks moesten worden uitgevoerd, dus het was logisch om mensen aan te nemen (en te houden) voor deze banen.

Documentprocessen

Documentatie is een van de belangrijkste dingen die u kunt doen om uw bedrijf voor te bereiden om te groeien. Zonder goed gedocumenteerde processen en instructies, zal trainen en werken met je eerste teamgenoten altijd een heuse strijd zijn.

In het begin, toen ik delen van klantprojecten uitbesteed aan een freelance webontwikkelaar of -ontwerper, deed ik het uiterste om te documenteren wat ik precies moest doen, hoe ik verwachtte dat het zou worden afgeleverd en tegen welke datum.

Na verloop van tijd, toen mijn bedrijf overging op een productiedienst, werden deze documenten onze standaardprocedures. Deze zijn als de motor achter onze hele operatie. Zonder onze procedures zou het bedrijf niet draaien, althans niet zonder dat ik al het werk doe!

Als er iets is dat u kunt doen om dichter bij het klaar te zijn om personeel aan te trekken en te delegeren, dan documenteert het uw proces voor uw manier van werken.

Hier zijn een paar tips:

  • Concentreer u op de taken die herhaalbaar zijn (u doet ze elke week of elke maand);
  • begin eenvoudig! Noteer enkele eenvoudige stappen die u neemt om een ​​taak te voltooien;
  • na verloop van tijd kunt u (en zou) meer details aan uw procedures moeten toevoegen. Verbeter ze terwijl u efficiëntere manieren vindt om een ​​taak uit te voeren;
  • voeg screenshots toe en noteer ze. Mijn team vindt dit erg nuttig.

Houd er rekening mee dat het documenteren van procedures veel werk is en dat het veel tijd zal kosten, vooral in het begin. Maar u investeert deze keer vooraf, zodat u uiteindelijk dingen van uw bord kunt verwijderen. Het is de moeite waard.

Je doel is om procedures te maken die de taken van jouw ploegmaat oneindig veel gemakkelijker maken en ze positioneren voor succes.

Wat ga je doen met je tijd?

Je ultieme doel als je je eerste teamgenoten meeneemt, is om je eigen tijd vrij te maken, toch?

Dus wat gaat u doen met uw vrije tijd, nadat u de taken die u vroeger deed succesvol delegeerde? Het is heel belangrijk dat u dit eerder, dan later, een idee geeft. Op deze manier kunt u uw tijd effectief benutten om uw bedrijf verder te laten groeien. Zo ziet u een rendement als u investeert in het inhuren van uw team.

Ik zie twee manieren waarop freelancers hiermee kunnen werken:

1: U kunt meer op uw vaartuig richten

Al vroeg was ik in dit kamp. Als freelance webontwerper wilde ik stoppen met dingen doen die ik niet leuk vond, zoals back-endcodering en het invoeren van inhoud en meer van de dingen die ik leuk vond, zoals wireframes, ontwerp en CSS. Dus ik heb de dingen uitbesteed die ik van mijn bord wilde halen, zodat ik me meer op design kan concentreren.

2: U kunt het bedrijf opschalen en laten groeien

Uiteindelijk ben ik overgestapt op deze route. Toen ik mijn service productiseerde, wilde ik niet langer alleen delen van de bewerking uitbesteden. Ik heb langzaam en methodisch elke taak uitbesteed aan onze service. Nu is mijn belangrijkste taak om te werken aan de grotere beeldvisie, de marketing en ons team te helpen efficiënter te werken naarmate het bedrijf groeit.

Veelgestelde vragen over outsourcing

Laten we nu de details bespreken. Ik hoor veel van deze vragen van mensen op mijn nieuwsbrief en mensen die ik spreek op conferenties enz. Dus laten we ze een voor een behandelen.

Moet ik een specialist of een manusje-van-alles inhuren?

Ik adviseer niet om een ​​manusje-van-alles aan te nemen of iemand te vragen om alles en iedereen in uw bedrijf te doen. Ik maakte deze fout al vroeg en leidde tot ongericht en onproductief werk.

Als je ontwikkelingswerk nodig hebt, huur dan een ontwikkelaar in. Een photoshop-mockup nodig? Huur een ontwerper in. Natuurlijk is het handig als ze wat cross-overervaring hebben, maar je hebt een veel gepolijster afwerkingsproduct als je een expert hebt voor elke rol.

Moet ik lokaal of op afstand inhuren?

Ik geef sterk de voorkeur aan externe werknemers. Hoewel ik nu in een kantoorruimte werk en ik de ruimte heb om een ​​teamgenoot of twee binnen te brengen, vond ik het altijd een uitdaging om de perfecte fit te vinden bij lokaal inhuren.

Verhuren op afstand opent een wereldwijde talentenpool om uit te kiezen. Bovendien kunt u profiteren van de wereldwijde marktplaatsen zoals oDesk of Elance . Als je webontwerpers / ontwikkelaars inhuurt, adviseer ik ook AuthenticJobs .

Moet ik in het buitenland of huishoudelijk personeel in dienst nemen?

Ik heb altijd (en blijven) werken met een combinatie van beide. Elk heeft zijn voor- en nadelen, afhankelijk van de functie waarvoor je solliciteert.

Er zijn ook enkele veel voorkomende misvattingen. Het huren van overzees in plaatsen zoals de Filippijnen en India wordt vaak geassocieerd met lage kwaliteit, onbetrouwbare en vlokkige resultaten. Ik heb zeker (kort) gewerkt met minder dan wenselijke werknemers, maar ik heb ook enkele van de beste, slimste en meest getalenteerde teamgenoten gevonden die ik ooit in het buitenland kon vragen.

In eigen land inhuren kan logischer zijn als u het budget ervoor heeft en u een teamgenoot met een hoger niveau van ervaring nodig heeft. Het kan ook helpen in situaties waarin de persoon persoonlijk in de client staat of via de telefoon of Skype.

Moet ik aannemers aannemen, parttime of fulltime werken?

Als een freelancer die projectmatig werkt, is een tijdelijke contractant het meest logisch. Het is eenvoudig om een ​​begroting op te stellen voor de kosten van het inhuren van een aannemer wanneer u precies weet hoeveel u aan het project gaat doen.

Maar als u begint met het aantrekken van een consistente werkstroom of als u uw bedrijf productief hebt gemaakt, kan het zinvoller zijn om een ​​aannemer over te zetten naar een gewoon wekelijks deeltijdschema. Ik geef de voorkeur aan deze route omdat ik graag een lange, sterke werkrelatie opbouw met al mijn teamgenoten, in plaats van constant van aannemer naar aannemer te springen.

Ik raad niet aan een full-time (40 uur / week) te huren totdat de behoefte daar is. Wanneer u bootstrapping uitvoert, kunt u vaak genoegen nemen met het feit dat een werknemer 20-30 uur per week een tijdje werkt. Dit kan ook voor hen de voorkeur hebben, als ze andere verplichtingen in evenwicht brengen zoals andere klanten, een familie of een bijproject.

Hoe kun je er zeker van zijn dat een nieuwe aanwinst zal uitpakken?

In de eerste plaats ben ik altijd op zoek naar mensen met uitstekende communicatieve vaardigheden - ongeacht welke functie ik zoek. Een goede communicator zal altijd een snelle leerling zijn en geeft vaak meer om hun werk.

Tijdens het sollicitatieproces beveel ik een interview met meerdere lagen aan. Begin met een paar vragen per e-mail om hun geschreven communicatiestijl te beoordelen. Ga vervolgens naar een Skype-video-interview. Ik doe soms twee of meer video-interviews met kandidaten terwijl ik de shortlist beperk.

Een andere manier om te zorgen dat het werkt, is om te beginnen met een (betaalde) proefperiode of een proefproject. Hoewel ik dit een "proefproject" noem, geef ik ze vaak een stuk van een echt project om aan te werken, maar iets met een lage prioriteit. Ten eerste wordt er ten minste iets productiefs gedaan en ten tweede krijg ik een idee van waar ze echt mee willen werken wanneer 'wanneer het telt'.

Je zult het de eerste keer nooit goed krijgen

Als er één advies is, dan hoop ik dat je dit van dit artikel weghaalt, het is dit: je krijgt het nooit 100% goed als je de eerste keer uitbesteedt. Net als al het andere, vereist dit veel vallen en opstaan ​​voordat je leert wat werkt en wat niet in jouw specifieke situatie.

Bedenk dat je doel is om jezelf te verwijderen en meer vrijheid te krijgen. Dus het is de lange reis naar outsourcing waard om er te komen!

Uitgelichte afbeelding / thumbnail, netwerkafbeelding via Shutterstock.