De ultieme gids voor ontwerpbijeenkomsten
Het basisidee van een vergadering is eenvoudig: het is wanneer twee of meer mensen bij elkaar komen om een of meerdere onderwerpen te bespreken. Het kan in een formele of informele setting zijn. Het kan tussen mensen in een organisatie zijn of tussen mensen in meer dan één organisatie.
Het concept van de bijeenkomst is oud. Op het meest basale niveau worden vergaderingen gehouden om mensen bij elkaar te brengen om over dingen te praten. Er kunnen goede redenen zijn voor vergaderingen en slechte redenen om vergaderingen te houden, die we beide zullen bespreken.
Er zijn ook verschillende soorten bijeenkomsten, waarvan sommige inherent productiever zijn dan andere.
Wanneer ze te hebben
Er zijn enkele goede redenen om vergaderingen te houden. Er zijn vaak momenten dat een vergadering de beste manier is om iets gedaan te krijgen.
Verkoop en klantvergaderingen liggen voor de hand wanneer vergaderingen noodzakelijk zijn. Afgezien daarvan zijn er echter nog andere goede redenen voor vergaderingen:
- Brainstormsessies : deze zijn vaak veel gemakkelijker om face-to-face te doen, ook al betekent dat virtueel.
- Ondersteuning van een besluit opbouwen : vergaderingen om beslissingen te nemen zijn vaak tijdverspillers, soms zijn vergaderingen om ondersteuning te bouwen eenmaal een beslissing genomen, soms een goed idee.
- Om iets belangrijks te dekken : soms is een kleine vergadering een goede manier om iets belangrijks te bespreken met een aantal belangrijke mensen. Dit kan met name het geval zijn als het belangrijke nieuws niet bijzonder positief is. Face-to-face interactie is vaak een veel betere manier om slecht nieuws te breken dan iets onpersoonlijks zoals een e-mail.
Wanneer sla je ze over?
Vergaderingen zijn vaak ongelooflijk inefficiënte manieren om te communiceren met werknemers, teamleden en zelfs klanten. Ze kunnen de werkdag onderbreken op een manier die zeer schadelijk is voor de productiviteit. Ze kunnen aanzienlijk langer duren dan gepland. En vaak leiden ze niet tot enige vorm van productieve conclusie.
Als er geen goede reden is om een vergadering te houden in plaats van andere vormen van communiceren, is het beter om andere opties te verkennen om het resultaat te bereiken dat u van een vergadering hoopte te krijgen.
Hier zijn enkele slechte redenen om vergaderingen te houden:
- Statusvergaderingen : deze worden vaak gehouden om mensen te informeren over wat er gebeurt, maar in de meeste gevallen is een e-mail of soortgelijke communicatie effectiever en verspilt veel minder tijd.
- Vergaderingen bijwerken : net als statusvergaderingen worden bijwerkvergaderingen gebruikt wanneer verschillende teamleden moeten updaten waar ze zich bij een project bevinden. En nogmaals, e-mails of andere op tekst gebaseerde berichten zouden efficiënter zijn.
- Om iedereen te laten horen : dit soort vergaderingen verspillen vaak ongelooflijk veel tijd, zelfs als het goed wordt beheerd. Vraag in plaats daarvan iedereen om zijn ideeën of zorgen kenbaar te maken en zoek vervolgens naar manieren om deze aan te pakken (waaronder een vergadering).
Nu zijn er natuurlijk momenten dat vergaderingen meer te maken hebben met sociale verwachtingen dan met daadwerkelijk werk gedaan krijgen. Dit geldt met name als het gaat om klantbijeenkomsten. Sommige klanten hebben behoefte aan die "face-time" met mensen die ze aannemen, en misschien moet je daar gewoon mee omgaan of riskeren dat je de klant verliest. In dergelijke gevallen is het het beste om een aantal vervolgcommunicatie te plannen om alles wat in de vergadering is besproken te verduidelijken.
Wie zou moeten worden opgenomen
Het is belangrijk dat elke persoon die deel uitmaakt van een vergadering, er ook daadwerkelijk moet zijn en dat iedereen die daar aanwezig moet zijn er ook daadwerkelijk is.
Als u een specifiek project tegenkomt, moet iedereen die bij dat project is betrokken daar aanwezig zijn. Als je klanten ontmoet, zorg er dan voor dat echte besluitvormers er zijn als dat mogelijk is. U wilt rechtstreeks spreken met de persoon die daadwerkelijk de beslissingen neemt, in plaats van een ander personeelslid waarop u moet vertrouwen om nauwkeurig door te geven wat u hebt gezegd.
De soorten vergaderingen
Er zijn veel verschillende soorten vergaderingen. Sommige zijn zeer nuttig, andere minder.
Interne vergaderingen
Interne vergaderingen, ook wel personeelsvergaderingen of teamvergaderingen genoemd, worden in uw organisatie gehouden. Ze kunnen uw volledige staf omvatten (zelden een goed idee) of alleen bepaalde belangrijke teamleden.
Interne vergaderingen kunnen om verschillende redenen worden gehouden, maar meestal worden ze gehouden wanneer informatie-uitwisseling en discussie binnen een groep moeten plaatsvinden.
Er zijn enkele goede redenen om interne vergaderingen te houden:
- Brainstormsessies
- Doel vergaderingen
- Teambuilding (deze worden vaak buiten het kantoor gehouden, maar niet noodzakelijk)
- Grote fotovergaderingen (meestal slechts één keer per jaar)
Interne vergaderingen hebben echter de neiging om de meeste tijd te verspillen. Er zijn vaak betere manieren om te communiceren en effectief samen te werken dan om formele vergaderingen te houden, dus pas op voor het gebruik ervan als een afleiding.
Externe en virtuele vergaderingen
Virtuele vergaderingen worden steeds gebruikelijker naarmate meer teams en bedrijven externe werknemers in dienst nemen. Sommige bedrijven opereren zonder iets anders dan een virtueel kantoor, wat betekent dat ze bijna uitsluitend vergaderingen op afstand hebben.
Deze worden over het algemeen gedaan via tools zoals Skype of andere webconferentieservices. Er zijn ook een aantal andere tools voor vergaderen op afstand en samenwerking, afhankelijk van wat u moet doen. En natuurlijk is er altijd het kenmerk van de vergadering op afstand: de telefonische vergadering.
Verkoopvergaderingen
Er worden verkoopbijeenkomsten gehouden met potentiële klanten en het is vaak een soort van "kennismaking met u" -situatie. De doelen hier zijn om de klant te leren kennen en te overtuigen dat je het juiste team bent voor de job (of in ieder geval niet het verkeerde team).
Verkoopvergaderingen kunnen op uw kantoor, op het kantoor van de klant of op een derde locatie zoals een restaurant of koffiewinkel plaatsvinden.
Er zijn een paar sleutels tot verkoopvergaderingen, vooral als u ergens openbaar vergadert.
- Als u de vergadering op uw eigen kantoor organiseert, geef dan op zijn minst wat lichte versnaperingen zoals koffie.
- Als u naar het kantoor van de klant gaat, moet u rekening houden met de dresscode van hun vestigingsplaats. Hoewel je het niet per se helemaal hoeft te matchen, wil je niet in een driedelig pak verschijnen als iedereen in spijkerbroeken en t-shirts is, of andersom.
- Neem uw signalen van uw potentiële klant met betrekking tot eten en drinken als vergadering in een restaurant. Als ze geen alcohol bestellen, zou je dat ook niet moeten doen. Zelfs als je klant zwaar aan het drinken is, zou je dat niet moeten zijn. Blijf professioneel!
- Verwacht het tabblad op te halen als je een klant meeneemt naar een restaurant, coffeeshop, etc.
- Het is een goed idee om een verkoopvergadering een beetje als een eerste date te beschouwen: u wilt een gemeenschappelijke basis vinden en tegelijkertijd een goede (en nauwkeurige) eerste indruk geven.
Verkoopvergaderingen worden vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Sommige mensen gedijen goed in deze instellingen en kunnen een deal sluiten met een klant zonder probleem. Andere mensen haten ze en vermijden ze indien mogelijk. Maar helaas zullen sommige klanten aandringen op dit soort bijeenkomsten voordat ze bereid zijn om met u samen te werken.
Vergaderingen met bestaande klanten
Soms wil een klant waarmee je al werkt een vergadering. Dit wordt vaak gedaan om updates over het project te krijgen of om de reikwijdte van het project te wijzigen.
Soms ontmoet je ergens neutraal, maar deze vergaderingen worden vaak gehouden in het kantoor van je of van de klant. Nogmaals, net als bij een verkoopbijeenkomst, wilt u enkele basisversies bieden als u op kantoor vergadert.
De startbijeenkomst is een heel gebruikelijke soort planningsbijeenkomst die u mogelijk voor elke nieuwe klant moet hebben. Dit is wanneer de klant en het grootste of het hele projectteam elkaar ontmoeten bij de start van een project om elkaar te leren kennen en de rol van elk teamlid te bespreken. In sommige gevallen zal dit niet bij een klant worden gehouden en zal het in plaats daarvan een interne vergadering zijn.
Jaarlijkse vergaderingen
Jaarlijkse vergaderingen zijn een beetje anders, en zijn vaak meer als conferenties dan wat we gewoonlijk zien als vergaderingen. Een jaarlijkse bijeenkomst brengt iedereen in een organisatie bij elkaar en omvat soms sprekers, workshops, lessen en dergelijke.
Deze komen het meest voor in grote bedrijven met veel kantoren, hoewel ze ook vrij algemeen zijn bij bedrijven met een verspreid personeelsbestand. Het is een goede manier voor werknemers die zelden persoonlijk contact hebben om te verbinden en die de interne cultuur van het bedrijf kunnen versterken.
Overlevende klantbijeenkomsten
Vergaderingen van klanten leggen meer druk op u dan de gemiddelde interne vergadering. U moet een professionele indruk maken of het de eerste vergadering of de vijftiende is. Er zijn nogal wat dingen die u kunt doen om ervoor te zorgen dat uw klantbijeenkomsten effectief zijn.
Je hebt een agenda nodig
Elke vergadering die je hebt met klanten moet een agenda hebben, ook al zit het alleen in je hoofd. Vergaderingen worden met een reden gehouden en er zijn bepaalde dingen die moeten worden aangepakt. Vraag uw klant wat het doel van de vergadering is (als ze daarom hebben gevraagd), zodat u een duidelijk beeld hebt van wat moet worden bereikt.
Stel belangrijke doelen in
Dit hangt rechtstreeks samen met de agenda, hoewel het niet noodzakelijk hetzelfde is. Uw doelen voor de vergadering kunnen zijn om bepaalde aspecten van een project te verduidelijken of om de klant ertoe te brengen een idee dat u heeft af te melden. In beide gevallen, als u weet wat uw doelen zijn in de vergadering en als u weet wat de doelen van de klant zijn, zorgt u voor een vlottere vergadering.
Stel goede vragen
In de meeste klantbijeenkomsten wilt u informatie van de klant verzamelen, zelfs als die informatie terugkoppeling is over uw ideeën of voorstellen. Door goede vragen te stellen aan je klanten, kun je de basis vinden van wat ze willen en wat ze echt denken. In sommige gevallen weten de cliënten zelf niet wat ze willen, en alleen door hen vragen te stellen, kun je ze tot een conclusie brengen.
Zorg dat de juiste mensen aanwezig zijn
Zoals eerder vermeld, moet u ervoor zorgen dat de belangrijkste besluitvormers van elk project aanwezig zijn op uw vergaderingen. Zonder hen kan de vergadering geen echte conclusie of oplossing bereiken en loopt u het risico verstrikt te raken in een eindeloze reeks follow-ups.
Bij het opzetten van een klantbijeenkomst is het goed om te informeren en zelfs specifiek te vragen dat bepaalde belangrijke besluitvormers aanwezig zullen zijn (als u weet wie ze zijn). Als je niet weet wie ze zijn, is het acceptabel om te vragen met wie je contact hebt als er extra mensen zijn die betrokken zijn bij het besluitvormingsproces en kijken of ze aanwezig zijn.
Wees voorbereid
Voorbereid zijn is tweevoudig. Allereerst moet u ervoor zorgen dat u over alle informatie beschikt die u nodig heeft om uw klant naar behoren te presenteren. Dat omvat indien nodig visuele hulpmiddelen, evenals eventuele werkelijke prototypen of mockups die je hebt.
Als u niet op kantoor vergadert, moet u ervoor zorgen dat u toegang heeft tot wifi als u online items wilt weergeven. Heb een back-upplan voor het geval dat. Niets is onprofessioneler dan wanneer u op een vergadering verschijnt en niet kunt laten zien wat u heeft beloofd.
Ten tweede is het onvermijdelijk dat uw klanten een aantal vragen of bezwaren hebben tegen wat u ook tegenkomt. Het is de sleutel om voorbereid te zijn op die vragen of bezwaren. Het kan soms een goed idee zijn om een presentatie voor anderen te oefenen, om te zien welke vragen of bezwaren ze kunnen hebben als voorbereiding.
Notities maken
U moet altijd aantekeningen maken tijdens een vergadering van een klant. Je kunt niet op je geheugen vertrouwen om belangrijke details of discussiepunten te onthouden. Zelfs een korte samenvatting van wat er is besproken, kan nuttig zijn.
Een techniek die handig kan zijn als het maken van notities tijdens de vergadering niet handig is, of als je maar een paar dingen kunt noteren, is om direct na de vergadering wat aantekeningen te maken. Als je tijdens de vergadering een paar aantekeningen hebt gemaakt, en daarna vijf tot tien minuten neemt om ze uit te werken en kennis te nemen van andere ideeën die naar je toe komen, zul je minder snel iets belangrijks vergeten.
Stuur een samenvatting van de samenvatting van de vergadering
Het is van groot belang dat iedereen in de vergadering aan het eind dezelfde pagina heeft. Daarom kan de samenvatting na de vergadering een ongelooflijk nuttig hulpmiddel zijn. Neem een paar minuten de tijd om een samenvatting van de vergadering op te stellen, met name inclusief de conclusies die zijn getrokken of de stappen die moeten worden ondernomen.
Wijst follow-up taken toe
Naar alle waarschijnlijkheid verlaat u een vergadering met een lijst met dingen die daarna moeten worden gedaan. Tenzij u ze allemaal zelf behandelt, moet u ervoor zorgen dat elke taak wordt toegewezen aan een teamlid om deze te voltooien.
Interne vergaderingen productief maken
Gezien dat $ 37 miljard aan salariskosten worden elk jaar verspild aan onnodige en onproductieve vergaderingen voor Amerikaanse bedrijven alleen, het is van vitaal belang dat u uw vergaderingen beperkt en op schema houdt.
Er zijn talloze manieren om interne vergaderingen op gang te brengen en tijd te verspillen. Het is de reden waarom zoveel bedrijven ze volledig vermijden. Maar er zijn enkele sleutels om uw noodzakelijke vergaderingen productief te houden.
Overweeg timing
Wanneer u uw vergaderingen heeft, is dit een zeer belangrijk onderdeel van hoe effectief ze zijn. Hoewel de vergadering zelf maar 30 minuten kan duren, als het de meest productieve tijd van de dagen van uw werknemers onderbreekt, is het geen goed gebruik van tijd. Overweeg om 's morgens vroeg een vergadering te houden (wanneer veel werknemers tijd verspillen aan koffie krijgen en met hun collega's kletsen, of door basistaken zoals het inhalen van e-mail) of na de lunch.
Enkele van de slechtste tijden voor vergaderingen zijn vlak voor de lunch (iedereen heeft honger en wil vertrekken) en aan het eind van de dag (mensen zijn meer gericht op het afronden van hun werk zodat ze 's nachts naar huis kunnen gaan). Halverwege de ochtend en halverwege de middag kan het goed of slecht zijn, afhankelijk van de werkcycli van uw werknemers.
Definieer een doel en agenda
Elke vergadering moet een doel hebben, dat voorafgaand aan de vergadering moet worden gedefinieerd. Bovendien moet het doel van de vergadering worden gedeeld met de deelnemers aan de vergadering, zodat zij weten wat ze kunnen verwachten.
Niets veroorzaakt meer stress of meer verspilde tijd dan een mysterievergadering waarvan werknemers het doel niet weten. Dit is met name het geval als het bedrijf wijzigingen ondergaat of financieel of anderszins problemen ondervindt (of als het naar verluidt problemen ondervindt).
Medewerkers vragen zich vaak af of de volgende vergadering die is waarin ze te weten komen over massale ontslagen, grote veranderingen in afdelingsstructuur of taken, of erger; het bedrijf zelf sluit. Dat neemt afstand van hun productiviteit voorafgaand aan de vergadering, omdat ze bezorgd blijven over wat de vergadering zal omvatten.
Een agenda voor de vergadering moet vóór het begin van de vergadering worden verzonden. Het moet duidelijk beschrijven wat er wordt besproken, evenals de tijd en duur van de vergadering.
Blijf op het onderwerp
Omdat je een agenda hebt, kun je tijdens de vergadering gemakkelijker over het onderwerp blijven praten. Als aanwezigen extra onderwerpen naar voren brengen, noteer ze dan om later te bespreken, maar wijk niet van de agenda.
Het kan zelfs nuttig zijn om een specifieke deelnemer te vragen om de zaken op het goede spoor te houden. Het is een belangrijke klus en moet worden afgehandeld als u enige hoop hebt om uw vergaderingen productief te maken.
Alleen noodzakelijke personen moeten aanwezig zijn
Waarom de tijd verspillen van werknemers die niet op een vergadering aanwezig hoeven te zijn? Alleen mensen die direct betrokken zijn bij de onderwerpen van de vergadering moeten aanwezig zijn. Soms betekent dit dat je opsplitst in meer dan één vergadering, zodat onderwerpen relevant zijn voor elke groep aanwezigen. Dit is een veel beter idee dan het vereisen van werknemers die slechts daar moeten zijn voor één klein gedeelte van een vergadering van het verspillen van een uur van hun werkdag.
Voldoende voorbereiden
Als u eenmaal uw agenda in handen hebt, kunt u zich voldoende voorbereiden op de vergadering. Zorg ervoor dat u alles hebt wat u nodig hebt en zorg ervoor dat alle informatie die uw deelnemers van tevoren nodig hebben, wordt gedeeld voordat de vergadering begint. Het laatste dat je zou moeten doen als de vergadering begint, is door lukrake notities kijken om te achterhalen waar te beginnen of wat te bedekken.
Dit is ook waarom het belangrijk is om je agenda te delen met de aanwezigen, zodat ze ook tijd hebben om zich adequaat voor te bereiden.
Blijf bij de klok
Elke vergadering moet een start- en een eindtijd hebben. Die tijden moeten worden aangehouden. Dat betekent dat je de vergadering op tijd kunt beginnen, ook al is niet iedereen erbij. Het betekent ook dat de vergadering moet worden beëindigd, ook al is niet alles geregeld. Door dit strikt af te dwingen, wordt u efficiënter, omdat u minder snel wegvalt als u weet dat u bepaalde zaken in een bepaalde periode moet doorstaan.
Als iemand te laat is, neem dan geen tijd uit de vergadering zelf om dingen voor hen samen te vatten. Het enige dat dat doet is diegenen straffen die zich hebben ingespannen om punctueel te zijn en een deel van de bijeenkomst te verspillen.
U moet ook uw vergaderingen kort houden. Een vergadering moet vrijwel nooit meer dan een uur duren, en het beperken tot dertig of zelfs vijftien minuten is een veel beter idee. Hoe korter de vergadering, hoe gemakkelijker het is om op schema te blijven en hoe minder tijd je hebt om van het onderwerp af te raken. Het zorgt ook voor een gevoel van urgentie bij de deelnemers en u zult het gemakkelijker vinden om onderwerpen snel te doorlopen.
De enige uitzondering op de regel voor korte vergaderingen is voor brainstormsessies. Maar zelfs deze moeten worden opgesplitst in kortere sessies om burn-out te voorkomen. Een uur lang brainstormen en daarna een pauze nemen voordat we er weer op terugkomen, kan veel productiever zijn dan twee of drie uur lang recht doorwerken.
Deelname aanmoedigen
Vergaderingen moeten de aanwezigen in dienst nemen, zodat ze eerder geneigd zijn aandacht te besteden en iets uit de vergadering te halen. Stel vragen, vraag om ideeën en vraag om feedback aan het einde van de vergadering. Het kan ook een goed idee zijn om na de vergadering om een postmortemstijlrapport van werknemers te vragen, zodat u de volgende keer dingen kunt verbeteren.
Medewerkers de agenda en andere belangrijke informatie geven voor de vergadering betekent dat ze beter voorbereid zijn om vragen te stellen of inzicht te bieden wanneer daarom wordt gevraagd.
Neem goede notities
Iemand in de vergadering moet de taak krijgen notities te maken en deze vervolgens na afloop van de vergadering aan de groep te geven. Hoewel formele vergaderingen misschien niet nodig zijn, zijn notities altijd een goed idee.
Moedig elke deelnemer aan om ook aantekeningen te maken, maar wees niet verbaasd als anderen dat niet doen. Sommige mensen absorberen de voorkeur tijdens de vergadering en letten op alles wat gezegd wordt en zullen aantekeningen maken nadat de vergadering is afgelopen.
Wijs follow-ups toe
Aan het einde van de meest effectieve vergaderingen zullen er een aantal taken zijn die moeten worden voltooid. Dit kunnen taken zijn die zijn voortgekomen uit de agenda van de vergadering, of gebieden waar meer informatie nodig is om tot een besluit te komen.
Neem even de tijd om elk van die vervolgtaken toe te wijzen aan degene die het best geschikt is om ze uit te voeren. Door ze specifiek toe te wijzen, worden ze feitelijk gedaan en is iemand verantwoordelijk als ze dat niet doen. Anders riskeert u dat de volgende vergadering minder effectief is omdat niet alles uit de vorige vergadering is afgehandeld.
Afhandelen van vergaderingen op afstand
Met steeds meer ontwerpteams die gedecentraliseerd zijn en op afstand werken, wordt de vergadering op afstand steeds populairder. Hoewel veel van dezelfde dingen van toepassing zijn op virtuele vergaderingen die van toepassing zijn op die in persoon worden gehouden, zijn er enkele speciale overwegingen.
Allereerst moet u wellicht een screensharing voor sommige of alle deelnemers aan de vergadering uitzoeken. Zelfs als scherm delen niet nodig is, hebt u mogelijk een virtueel whiteboard of iets vergelijkbaars nodig om ideeën te delen.
U wilt waarschijnlijk webvideo gebruiken, zoals Skype, om uw vergaderingen op afstand persoonlijker te maken. Dit is vooral belangrijk als u mensen ontmoet die u nog nooit persoonlijk hebt ontmoet.
In kleine vergaderingen kunt u de dempingsfunctie uitschakelen om iedereen meer betrokken te houden. Dit kan echter ook een afleiding zijn, vooral als sommige van uw externe deelnemers vanuit huis werken en andere dingen op de achtergrond kunnen doen. Dus overweeg het, maar beschouw het niet als een vaste regel.
Net als vergaderingen in de echte wereld moet je je nog steeds aan een vastgestelde tijd en agenda houden en ervoor zorgen dat je je vergadering op tijd begint en eindigt.
Bronnen voor uw vergaderingen op afstand
Google+ Hangouts is een gratis service van Google die een geweldige manier is om face-to-face te praten, en u kunt vanaf elk apparaat verbinding maken en zelfs rechtstreeks vanuit Gmail een videogesprek beginnen.
Skype biedt een groepsvideochat die perfect is voor vergaderingen op afstand.
Yugma biedt gratis en betaalde webconferenties voor grote en kleine bedrijven.
WebEx , van Cisco, biedt virtuele vergaderingen vanaf slechts $ 19 per maand (hoewel er een gratis abonnement is waarmee maximaal 3 mensen elkaar kunnen ontmoeten). Ze bieden zelfs tools voor webtraining en evenementen.
Voxwire is een eenvoudige oplossing voor webconferenties die werkt op mobiele apparaten (waaronder iOS, Blackberry en Android) en die geen downloads vereist.
spreed biedt screensharing, presentatieondersteuning, whiteboards met PDF-export en meer.
ReadyTalk biedt web-, audio- en videovergaderingen en biedt zelfs 'Simulive' geautomatiseerde webinars aan.
Mikogo kunt u vergaderingen hosten, presentaties geven of zelfs externe ondersteuning bieden met zowel gratis als betaalde accounts.
GoToMeeting biedt gratis videoconferencing en screensharing voor maximaal 3 personen, met betaalde accounts voor meer gebruikers.
GatherPlace is een eenvoudige manier om een webvergadering te houden die een 14-daagse gratis proefversie biedt.
BeamYourScreen biedt eenvoudig scherm delen voor online vergaderingen, webconferenties en meer.
Vyew biedt real-time visuele samenwerking zonder dat er installaties nodig zijn.
Twiddla is een webgebaseerde "vergaderingspeelplaats" die geen opstelling vereist en een gratis proefperiode van 30 dagen biedt.
Sync.in is een online tekstverwerker die real-time samenwerkingsfuncties biedt.
Join.me biedt direct delen van het scherm met onbeperkte audio en andere krachtige tools.
Kampvuur biedt teamsamenwerking met real-time chat. Hiermee kunt u tekst, bestanden en code in realtime delen met transcripties.
Zoho Meeting laat u verbinding maken en delen met anderen, en omvat geïntegreerde audioconferenties.
lont biedt gratis manieren om op afstand te ontmoeten en te delen, en werkt met een verscheidenheid aan platforms.
Huddle biedt naadloze samenwerkingshulpmiddelen voor gedistribueerde teams en is geoptimaliseerd voor mobiele apparaten.
Meetin.gs biedt eenvoudige planningshulpmiddelen voor vergaderingen en integreert met Skype, Hangouts en Lync.
MeetingBurner biedt webinar- en screensharing-tools, en het is gratis voor maximaal 10 personen zonder installatie vereist.
Conclusie
Vergaderingen zijn een lastig onderwerp dat uw bedrijf kan stimuleren en uw werk kan verbeteren, of uw productiviteit kan wegnemen en veel meer problemen kan veroorzaken dan ze oplossen. Het plannen van effectieve vergaderingen en het alleen gebruiken van vergaderingen wanneer dat echt nodig is, is een goede gewoonte om erin te komen, en een die niet bijzonder moeilijk is.
Uitgelichte afbeelding, afbeelding ontmoeten via Shutterstock.