Samenwerken met klanten die je nooit face-to-face ontmoet, is normaal geworden voor de meeste webwerkers. Onze industrie is een sector waar werken op afstand weinig obstakels vormt. Bijna elk onderdeel van het webontwerpproces kan worden gedaan vanuit het comfort van een thuiskantoor of een koffiehuis .
We hebben geluk dat we deze flexibiliteit hebben, vooral in moeilijke economische tijden waarin een chic kantoor niet past in het zakelijke budget. Zelfs als je een kantoor hebt, is de kans groot dat je een paar klanten zult bereiken die zich niet in de buurt van het blok bevinden. Maar je merkt snel dat werken op afstand zijn nadelen heeft.
Zonder face-to-face interactie kunnen belangrijke communicatieproblemen zich gemakkelijk ontwikkelen ... vaak zonder dat u het weet totdat het te laat is. Voorkom een grote meltdown met deze eenvoudige tips.
Het vertrouwen van een klant zal een project maken of breken. Zonder het zul je eindeloze uren besteden aan het uitleggen en verdedigen van je ideeën. Het is eenvoudig om vertrouwen op te bouwen wanneer u eenmaal per week een afspraak maakt om uw werk te presenteren en uw voortgang te melden, maar hoe doet u dat met iemand die 10.000 mijl verderop is?
Ten eerste, stel jezelf voor - en ik bedoel niet dat ze een link naar je portfolio sturen. Ik zie dat ontwerpers deze stap altijd overslaan, maar het is essentieel. Voordat je naar een werk duikt, maak je een snelle aftrapvergadering. Een videoconferentie is ideaal - ik raad het aan Skype - maar als ze het niet kunnen, zal een telefoontje bijna net zo goed werken. Als je in verschillende tijdzones bent, word dan vroeg en goed wakker (of ga erg laat naar bed) om ze te ontvangen.
De videoroute gaan? Zorg dat je op de juiste manier bent aangekleed en je omgeving ziet er professioneel uit. Wanneer u aan het bellen bent, moet u een paar minuten de tijd nemen om uzelf voor te stellen en uw prestaties te benadrukken op de manier zoals u zou doen als iedereen zich rondom een vergadertafel zou verzamelen en u aan de voorkant van de kamer zou staan. Zelfs als ze jou en je werk kennen, is het een goede herinnering dat je een professional bent die dit doet voor de kost ... iemand die gewaardeerd en vertrouwd moet worden.
Een andere manier om vertrouwen vroeg in het proces te vestigen, is door de klant betrokken te laten voelen . Stel indringende vragen en brainstorm met hen voordat u oplossingen voorstelt. Als je te weinig tijd hebt om te ontmoeten, stuur dan vragenlijsten die ze kunnen invullen. Wanneer het tijd is om werk voor te stellen, moet u ervoor zorgen dat uw oplossingen ten minste enkele van hun ideeën weerspiegelen en uitleggen hoe het idee is verwerkt. Dit laat zien dat je luistert. Zoals elke menselijke relatie, dat is de helft van de strijd.
Ik weet dat veel te veel freelancers werk zonder contract accepteren omdat er niets leuks aan is om dat soort documentatie op te zetten. Het is stom, wat er ook gebeurt, maar als je op afstand werkt, is dit buitengewoon gevaarlijk. Je zou er misschien jaren mee weg kunnen komen, maar vroeg of laat zul je een ramp tegenkomen die had kunnen worden voorkomen als je de moeite had genomen om een aantal belangrijke punten te ondertekenen.
Als algemene vuistregel: als ik meer dan 10 uur aan een project besteed, maak ik een contract en krijg ik een handtekening van een klant voordat ik aan het werk ga. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar het moet altijd het volgende bevatten:
Weet je niet waar te beginnen? AIGA biedt een Standaardvorm van overeenkomst voor ontwerpdiensten die u kunt aanpassen aan uw behoeften.
Dit is belangrijk voor beide partijen. Je weet al dat je deadlines nodig hebt om jezelf op het goede spoor te houden, maar je moet ze ook voor de klant instellen. Door te vragen om tijdige feedback blijft het project vooruit. Telkens wanneer u iets produceert dat feedback of aftekening vereist, stelt u een kortetermijndeadline in en zorgt u ervoor dat het ergens schriftelijk is gedocumenteerd . Als de klant de deadlines herhaaldelijk laat afglijden, kunnen ze niet klagen wanneer het project wordt opgeleverd.
Het hebben van deadlines motiveert klanten om zich te concentreren op je werk, misschien wel een van de ontelbare projecten die op hun bureau zitten en aandacht nodig hebben. Het is ook een subtiele manier om respect te vragen (en te krijgen).
Omdat je niet persoonlijk ontmoet (en waarschijnlijk ook niet te veel belt) zijn de beperkte interacties die je hebt ontzettend belangrijk. Zorg ervoor dat je je e-mails en berichten zorgvuldig bewerkt; Realiseer je dat elk woord dat je schrijft wordt versterkt en dat je droge gevoel voor humor niet zo goed overkomt. Het is het beste om eenvoudig te zijn .
Overgiet uw klanten niet met onnodige e-mails, maar zorg ervoor dat u voldoende communiceert om ze op hun gemak te houden met uw vorderingen . Snelle, regelmatige check-ins helpen iedereen op hun gemak te stellen. Als u denkt dat de klant in de war is, neemt u de telefoon op en voert u een echt gesprek. Je zult versteld staan hoeveel in 2 minuten kan worden opgeruimd als je het niet probeert uit te leggen via e-mail.
Bewaar een kopie van al uw correspondentie voor toekomstig gebruik - u weet nooit wanneer u het nodig heeft.
Er zijn tal van geweldige tools beschikbaar voor online samenwerking met klanten. Kies degene die het beste werken voor uw proces en gebruik ze religieus. Sta erop dat uw klant ze ook gebruikt.
Ik heb nogal wat klanten tegen het lijf gelopen die niet de moeite willen nemen om in te loggen op een nieuwe tool - ze zouden je postvak IN liever overspoelen met e-mail na e-mail na e-mail. Het probleem is dat e-mail weinig doet om iedereen op dezelfde pagina te houden. Tenzij je een toegewijde projectmanager hebt, moet je een webgebaseerde projectmanagementtool aanschaffen . Maak takenlijsten, stel mijlpalen in en houd discussies in een openbare ruimte waar je gemakkelijk naar kunt verwijzen.
Basiskamp is een van de meest gebruikte webgebaseerde projectmanagementtools die er zijn, en met een goede reden. Het is goedkoop, het is eenvoudig in te stellen, het heeft geen stel extra fluitjes die je niet nodig hebt, en klanten vinden het intuïtief, wat betekent dat ze echt geneigd zijn om het te gebruiken. Het heeft to-do lijsten, mijlpalen, een berichtencentrum en een bestandsrepository en zelfs tijdregistratie. De kans is groot dat het de meeste van je behoeften zal dekken. Er zijn tal van andere online projectmanagementtools beschikbaar als Basecamp niet jouw ding is. Proberen huddle.net of wrike.com .
Aanvullende online samenwerkingshulpmiddelen die u mogelijk handig vindt, zijn:
Volg deze stappen en je bent goed op weg om grote conflicten te vermijden en je project op schema te houden. Blijf op de hoogte voor de tweede helft van dit artikel en nog 5 manieren om op afstand met klanten te werken.
Exclusief geschreven voor WDD door Mindy Wagner.
Wat zijn enkele van de uitdagingen die u ervaart wanneer u op afstand met een klant werkt? Deel alstublieft uw opmerkingen hieronder ...