Verhoog drastisch de winst met een eenvoudige to-do lijst-hack
Ik was klaar om mijn baan op te zeggen en een nieuw bedrijf te starten. Het was een van die momenten waarop je jezelf opdringt en je hersens verdraait voor een goed excuus om er niet mee door te gaan. Zoiets als dat moment vlak voordat je voor de eerste keer van de hoge duikplank gaat. Natuurlijk kietelden duizend speldenprikken van twijfel de achterkant van mijn geest, vloeiden samen in een kanonskogel en doken in de put van mijn maag waar het prompt in woedende vlinders uitbarstte.
Ik nam wat tijd om te kalmeren en mezelf te herinneren aan alle redenen waarom het een goede keuze was, het juiste moment en alle andere volkomen gezonde redenen die me ertoe aanzetten om in de eerste plaats uit mezelf te breken.
Wat ik echt nodig had, was een peptalk, dus belde ik een oude baas van mij die altijd bemoedigend was. Na wat geklets vroeg ik hem wat ik een nuttige, maar brede vraag leek te zijn om het gesprek in goede banen te leiden: "Wat is uw ervaring, wat is het beste advies voor iemand die een nieuw bedrijf probeert te krijgen? de grond?"
Zonder aarzeling zijn antwoord was dit: "Focus op de omzet."
Het verkrijgen van wijsheid
In het begin rolde dit direct van me af als een van die dingen die zakenveteranen uit gewoonte zeggen. Ik ben er zeker van dat velen van jullie die een eigen bedrijf hebben gestart of zich hebben vertakt in freelancen, iets vergelijkbaars hebben gehoord. Het probleem met dit soort advies is dat het ongelooflijk vaag is en geen enkele aanwijzing geeft over hoe we het in de wereld zouden moeten implementeren.
Dus die avond hebben we het advies van mijn mentor en een aantal andere vragen die ik voor hem had overgeslagen. Maar om eerlijk te zijn, jaren later, weet ik niet zeker waar we die avond nog over spraken. Het enige dat ik weet is dat dit dubbelzinnige maar toch rotsvaste stuk advies me niet alleen zou laten totdat ik een even solide, maar volledig ondubbelzinnige methode van implementatie bedacht.
Het bleek dat een eenvoudige hack van de traditionele takenlijst voldoende was om mijn dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse inkomsten toe te spitsen. Ik heb deze nieuwe methode voor het organiseren van mijn takenlijsten gebruikt om de hoeveelheid omzetgerelateerde taken die ik in een bepaalde week kan voltooien, te verviervoudigen. Wat natuurlijk betekent dat deze nieuwe op inkomsten gerichte methode mijn verdiensten aanzienlijk heeft verhoogd. Nu ga ik het voor u opsplitsen in vier eenvoudige stappen, hieronder uiteengezet.
Een beetje context
Voordat we in de vier stappen stappen, wil ik een paar punten maken die een nuttige context toevoegen.
- Ik begon deze methode te gebruiken als een freelancer en later als de leider van een creatief team van schrijvers. Als zodanig is het gericht op omzetgericht projectbeheer, waarbij u - de curator van de takenlijst - zelf uw planning, tijd en werkbelasting beheert.
- Opgenomen in mijn methode om de focus van elke taak op de omzet te richten, is dat er heel wat conventionele wijsheid in het spel is. Ik kan niet de eer aannemen als de grondlegger van elk aspect van deze methode - alleen in hoe het zich in het algemeen afspeelt.
- Sommigen van jullie zijn misschien wel gewend aan meer geavanceerde methoden van projectbeheer, maar ik heb gemerkt dat eenvoud de sleutel is tot productiviteit. Als je vindt dat je het ermee eens bent, maar de gecompliceerde methode die je al gebruikt niet kunt schrappen (dat wil zeggen dat je in een studio of bedrijf werkt die al een proces op zijn plaats heeft) dan zal misschien het uitvoeren van deze eenvoudigere methode parallel aan je opgelegde systeem nog steeds nuttig blijken . Zo ja, dan hoor ik graag uw ervaringen in de opmerkingen.
Stap 1: kies uw app
Ik schrijf deze post met de veronderstelling dat als je het leest, je al de gewoonte hebt om een gedetailleerde takenlijst waardevol te houden. Ik zal dus geen tijd verspillen met het idee dat een tasking-systeem essentieel is voor elk bedrijf of voor een freelancer. In plaats daarvan wil ik beginnen met het aanbevelen van een paar applicaties die volgens mij het meest geschikt zijn voor mijn methode.
TeuxDeux
Als je TeuxDeux nog niet hebt geprobeerd, is het geweldig. Niet alleen is het ongelooflijk eenvoudig te gebruiken, maar het heeft ook een ongeëvenaarde visuele aantrekkingskracht. Dit is wat ik dagelijks gebruik en ik vind het geweldig.
Evernote
Evernote is de Photoshop van taak-apps. Waar anderen zich baseren op slechts de basis, is Evernote feature-rijk en in staat tot veel meer dan alleen het bijhouden van uw dagelijkse taken. Persoonlijk gebruik ik Evernote in samenwerking met TeuxDeux. TeuxDeux is mijn dagelijkse en wekelijkse heads-up weergave van op inkomsten gerichte taken, terwijl Evernote is waar ik projecten ontwikkel, winkelgerelateerde documenten opsla en dingen georganiseerd houd die op mijn lauweren staan. Maar als u Evernote al als uw dagelijkse taakbeheerder gebruikt, werkt het wonderwel met mijn methode.
2do
Hoewel momenteel alleen beschikbaar op mobiele apparaten, valt 2Do ergens tussen de TeuxDeux en Evernote in als het gaat om functies. Het heeft agenda-integratie, takenlijstfilters en herinneringsalarmen om er een paar te noemen. Hoewel dit niet mijn go-to-applicatie is, moet ik zeggen dat ik echt van 2Do houd en zou overwegen er naar over te schakelen als er een desktopversie beschikbaar is.
Stap 2: pas het inkomstenfilter toe
Om ons te concentreren op de opbrengsten van onze dagelijkse taken, moeten we stoppen met het bekijken van onze takenlijst als een lijst met dingen die even belangrijk zijn en zo snel mogelijk moeten worden voltooid. In een op inkomsten gerichte takenlijst is aan elke taak een dollarbedrag gekoppeld. Als een dollarbedrag niet aan een artikel kan worden gekoppeld, gebeurt er een van de drie dingen: het wordt uitgesteld tot de dagomzet is gegenereerd, het wordt op een laag pitje gezet (een lijst met langetermijnitems) of het wordt verwijderd.
Het inkomstenfilter kan worden toegepast door uzelf de volgende vraag te stellen: levert deze taak rechtstreeks inkomsten op? Als het antwoord ja is, wijs het dan het juiste dollarbedrag toe en plaats het boven aan uw takenlijst. Als het antwoord nee is, plaatst u het onderaan uw takenlijst en verbindt u zich er zo weinig mogelijk tijd aan te besteden totdat het doel van uw daginkomsten is bereikt. Hieronder is een voorbeeld van hoe ik mijn dagen structureer.
Zoals u kunt zien, scheid ik mijn dagelijkse taken in twee groepen: betaalde creatieve taken en niet-betalende maar noodzakelijke taken. Op deze manier kan ik er zeker van zijn dat ik mijn persoonlijke inkomsten doel voor de dag heb bereikt voordat ik verder ga met iets anders. Daarnaast weet ik als freelancer dat wanneer mijn omzetdoel is bereikt, mijn dag voorbij is zodra ik alle resterende taken heb voltooid - waarvoor ik strikte tijdslimieten opleg, om te voorkomen dat ze mijn dag domineren. Dat brengt ons bij stap nummer drie.
Stap 3: voeg tijdbeperkingen toe
Het toepassen van een inkomstenfilter op uw dagelijkse takenlijst is een goede manier om in de gaten te houden hoeveel geld u binnenhaalt. Maar om uw dagelijkse inkomsten te halen en tegelijkertijd onnodig lange werkdagen te vermijden, raad ik aan om strikte tijdslimieten te stellen bij elke taak. Dit zal de tijd die wordt besteed aan het genereren van inkomsten elke dag vergroten, terwijl de afleiding wordt geminimaliseerd die de werkuren kan slepen.
Ik doe bijvoorbeeld mijn best om in golven te werken. Meestal wijs ik 90 minuten toe aan een enkele creatieve taak en kleinere blokken van 30 minuten aan het einde van mijn dag aan niet-betalende maar noodzakelijke taken. Ik neem deze intervallen op met mijn telefoon om mezelf verantwoordelijk te houden. Als ik in 90 minuten geen enkele creatieve taak kan voltooien, wijs ik deze een extra 90 minuten toe nadat ik een pauze van ten minste 15 minuten heb genomen. Voor niet-betalende taken probeer ik mijn best te doen om in één blok van 30 minuten door hen heen te blazen. Als ik het niet kan, herhaal ik gewoon dat taakblok van 30 minuten - na een onderbreking van vijf minuten.
Op een goede dag ziet mijn schema er ongeveer zo uit:
- Wakker worden om 7 uur
- Ga zitten aan een bureau om rond 08.00 uur te werken
- Gemakkelijk werken om 8:30 uur
- Eerste creatieve taak voltooid om 10 uur
- Neem een pauze van 15 minuten
- Tweede creatieve taak voltooid om 11:45 uur
- Neem een uur lunch
- Terug in het werk tegen 13.00 uur
- Derde creatieve taak voltooid om 14.30 uur
- Neem een pauze van 15 minuten
- Beëindig dagelijkse niet-betalende taken // Werkdag over 15:15 uur
Het is duidelijk dat dit niet altijd zo netjes verloopt. Als u echter een structuur heeft die niet alleen uw inkomsten scherp houdt, maar u ook uitdaagt om elke taak zo snel mogelijk met 100% focus te voltooien, betekent dit dat het mogelijk is om omzetdoelen te behalen (en te overtreffen) en een leven buiten het werk te hebben. Dat is altijd leuk.
Stap 4: doe de wiskunde
Nadat u de app hebt gekozen die het beste bij u past, past u het opbrengstfilter toe op uw dagelijkse taken en voegt u tijdbeperkingen toe om de productiviteit te stimuleren. Het is tijd om wat eenvoudige wiskunde te doen. Nadat u het totale dollarbedrag dat u hebt gepland om te verdienen optelt, stelt u zichzelf de volgende vraag: zorgen mijn dagelijkse en wekelijkse inkomsten genererende taken voor voldoende geld?
Als het antwoord ja is, gefeliciteerd! U hebt de controle over uw dagelijkse taken, uw inkomsten met prioriteit en kunt vertrouwen op de richting waarin u onderweg bent. Als het antwoord nee is, is het tijd om wat meer zaken aan te trekken en het aantal inkomsten genererende taken te verhogen. Hoe dan ook zet deze methode je in de stoel van de bestuurder, kun je de balans opmaken van waar je bent en weet je zeker dat je in de goede richting beweegt.
Enkele verrassende secundaire voordelen
Zoals elke stickler voor statistieken u zal vertellen, bepaalt u de dingen die u bijhoudt. Het zou dus niet moeten verbazen dat zodra u begint met het bijhouden van uw dagelijkse inkomsten, u snel in staat bent om de inkomstenstromen van uw bedrijf te laten groeien en diversifiëren. Wat je misschien niet verwacht, en wat ik zeker niet had verwacht, was om in een aantal fantastische voordelen voor de buitenwereld terecht te komen.
- Veel minder stress : als u weet waar u aan toe bent, kunt u weloverwogen en besliste beslissingen nemen. Het vertrouwen dat u weet dat u op schema ligt om aan de omzetdoelstellingen en -vereisten te voldoen, is een enorm gewicht van de schouders. De afgenomen angst maakt werk weer leuk!
- Scherpere focus en meer voltooid werk - Wetende dat elke prioriteittaak geld in uw zak steekt, is een grote motivator. Voeg dat toe aan de tijdsbeperkingen en elke dag stapt u met 100% focus en vastberadenheid naar de plaat. Dit resulteert in de mogelijkheid om meer werk in kortere perioden te voltooien.
- Echte vrije tijd - Als freelancer of baas buiten het overzicht en de opgelegde structuur van iemand anders kan het moeilijk zijn om uw eigen effectiviteit te meten. Hierdoor is het gemakkelijk om het gevoel te krijgen dat je altijd moet werken aan een misplaatste schuldgevoel dat je misschien niet genoeg bereikt. Maar door je dagelijkse focus op inkomsten en verhoogde productiviteit te houden, weet je wat je waard bent en kun je tijdens een pauze werk vergeten en gewoon van het leven genieten.
Laatste gedachte
Er zijn veel denkrichtingen met betrekking tot productiviteit en projectbeheer. Ik zeg niet dat mijn manier de enige manier is, alleen dat het buitengewoon nuttig voor me was en ik vond het de moeite waard om met anderen te delen. Zoals ik hierboven al zei, werkt deze to-do-lijst hack vooraleer we duiken in de vier stappen van mijn methode, het beste voor diegenen onder ons die een projectgericht leven hebben waarin we aan het roer staan.
Als je in een omgeving werkt die al gemodereerd is door een projectmanager, directe supervisor of tasking-systeem zoals Basecamp - dan is dit misschien niet voor jou. Maar als u een freelancer of kleine bedrijfseigenaar bent die behoefte heeft aan een eenvoudige maar effectieve structuur die uw bedrijf zeker doet groeien, dan is deze methode misschien precies wat u zocht. Zelfs als je het nog niet wist.