Bent u in de wieg bij de vermelding van een "korte"? Het is gewoon een document voor klanten en 'pakken', toch? Fout!
Een opdracht heeft de potentie om de grootste factor te zijn om uw winstmarge te bepalen, wat betekent dat u om hen moet geven.
Het maken van een geweldige ontwerpopdracht kost extra inspanning en tijd, maar een strakke opdracht kan een ontwerper tot 20% van de tijdlijn van het project besparen. Als u werkt aan een project met een vaste vergoeding, dan komt dat neer op honderden, zo niet duizenden dollars bespaard.
Als je wordt betaald voor tijd en materialen, dan verlies je niet per se geld, maar we weten allemaal hoe het vernietigen van de ziel negatieve feedback en constante verzoeken om veranderingen kan krijgen, allemaal vanwege een gebrekkige opdracht. Het veroorzaakt frustratie voor zowel de ontwerper als de klant.
Wees niet bang om vragen te stellen. Vraag zoveel mogelijk mensen en blijf vragen tot je tevreden bent dat je begrijpt wat de opdracht van je klant is. Een geweldige manier om dit te doen, is door een briefingssjabloon te gebruiken die u kent en vertrouwt en waarvan u denkt dat deze alle noodzakelijke vragen bevat (zodat u niet vergeet om bepaalde vragen te stellen). Stuur niet alleen de sjabloon naar uw klant. Ga er met hen doorheen. Bespreek elke vraag en vul deze zelfs voor hen in.
Leg de cliënt het belang van de opdracht uit. Uw klanten zijn waarschijnlijk ook drukbezette mensen en daarom zullen zij het niet waarderen dat u extra tijd moet besteden aan het maken van een opdracht.
Samenwerken. Hoe meer mensen bij een ontwerpproject betrokken zijn (dit kan meer dan één persoon aan de kant van de klant zijn, maar ook de ontwerper, de accountmanager, de creative director), hoe belangrijker de opdracht wordt. Zorg ervoor dat jullie allemaal samenwerken aan de opdracht, zodat tegen de tijd dat het wordt goedgekeurd, iedereen die erbij betrokken is begrijpt wat nodig is en wat de opdracht is.
Plaats de brief altijd op schrift. Als je een freelancer bent, vind je deze misschien niet leuk. Het is vaak sneller en gemakkelijker om een verbale opdracht van de klant te ontvangen. Hoewel het bespreken van de brief belangrijk is, biedt een geschreven document u meer dekking en helpt het uw winstmarge te beschermen. Als je ooit een klant hebt horen zeggen: "Ik denk dat je verkeerd hebt begrepen wat ik bedoelde" of "Ik kan me niet herinneren dat ik dat heb gezegd", dan zou je weten dat het hebben van de schriftelijke brief de enige optie is.
Heb een korte, op één plek. De beste manier om dit uit te leggen is met een scenario. Ik ben er zeker van dat velen van jullie dit hebben meegemaakt: de klant biedt een schriftelijke opdracht en je ontmoet (of Skype) om het te bespreken. Cool - je weet wat ze willen. Een paar dagen later ontvangt u een e-mail met een paar updates. Dan belt de klant om iets anders te veranderen. U bent nu een week bezig met het project en de schriftelijke instructies die u heeft ontvangen, zijn verouderd en het bijhouden van de telefoontjes en e-mailconversaties wordt verwarrend. Wat was de opdracht die de klant heeft goedgekeurd? Door de briefing op één plek te houden waar alle communicatie is gedocumenteerd, kan het project op schema blijven en worden geschillen tot een minimum beperkt.
Leg je opdracht in de cloud. Het annoteren van een PDF of het bijhouden van wijzigingen in Microsoft Word wordt rommelig. Lange e-mailpaden en vergeten gesprekken zijn nog rommeliger. U bent een webdesigner, dus gebruik het internet voor uw briefing. Het verhoogt uw productiviteit, de productiviteit van uw klant en uw bedrijfsresultaten.
Slips zullen nooit het "opwindende" deel zijn van webdesign of een creatief proces. Het besteden van tijd aan het goed ontwikkelen van een brief en het geven van de zorg die het vereist, tot de uiteindelijke goedkeuring ervan, leidt echter tot verschillende dingen:
Klinkt eenvoudig, toch? Neem even de tijd om na te denken over uw briefingproces. Zou het kunnen worden verbeterd? Verspilt u tijd en geld vanwege slechte of luie onderbrekingen? De tijd om uw briefingproces te verbeteren is nu.
Hoe beheer je je slip? Gebruikt u formele documenten? Laat het ons weten in de comments.
Uitgelichte afbeelding / thumbnail, briefing afbeelding via Shutterstock.