Gefeliciteerd! Je hebt een baan gewonnen, hard gewerkt om een geweldige site te maken en de klant is erg blij met de resultaten. Zou het niet leuk zijn om betaald te worden?
Hoewel facturatie misschien niet het meest boeiende onderwerp lijkt, is het zonder twijfel een van de meest cruciale gebieden voor elk bedrijf. Uw factuur weerspiegelt uw branding, versterkt uw professionaliteit, is een extra verkooppunt om meer werk te winnen, en het belangrijkste is dat u betaald krijgt. Doe het verkeerd, en je zult niet lang op zaken zijn.
Veel freelancers en eigenaren van kleine bedrijven hebben moeite met het maken van facturen, met name degenen die alles zelf doen voor hun bedrijf.
In het volgende bericht zal ik proberen dit proces te verduidelijken, evenals een aantal termen en praktijken die hiermee verband houden, terwijl ik elk boekhoudjargon vermijd. Daarnaast geef ik u 10 mooie factuursjablonen die u direct kunt aanpassen en gebruiken en ik zal u een aantal geweldige hulpmiddelen laten zien die uw leven eenvoudiger zullen maken en u helpen factureren als een professional.
Een factuur of factuur is een handelsdocument dat is uitgegeven door de verkoper en dat is ontvangen door de koper en dat details bevat zoals prijzen en hoeveelheden goederen, betalingsmethoden en de maximale periode waarbinnen de koper de betaling moet uitvoeren.
De verkoper is de leverancier of serviceprovider, terwijl de koper de klant of klant is.
Dit document is belangrijk voor beide partijen omdat de verkoper een kopie moet bewaren als een record van zijn verkopen en de klant een kopie moet bewaren als een record van zijn aankoop.
Het verzenden van een factuur geeft aan dat 'iemand u geld verschuldigd is' en een ontvangst van een factuur geeft aan dat 'u geld aan hen verschuldigd bent'.
Het uiterlijk en de taal van uw facturen moeten overeenkomen met de rest van uw merk en het bericht dat u wilt bezorgen. Het moet overeenkomen met het ontwerp van uw visitekaartje, briefhoofd, slogan, zelfs uw sitekleuren.
Hoewel de factuurstructuur afhankelijk is van de sector, zijn er enkele algemene elementen en regels die moeten worden gevolgd.
Om dit gemakkelijker te onthouden, kunt u de factuur in 6 verschillende secties verdelen:
Bevat gegevens over uw bedrijf (of uw volledige naam als u freelance bent), bedrijfslogo, contactgegevens, betalingsinformatie etc.
Als uw bedrijf een specifieke juridische status heeft, bijvoorbeeld als het in de VS een bedrijf is of als het in het Verenigd Koninkrijk beperkt is, moet u de informatie opnemen die specifiek is voor uw rechtsgebied; dat betekent meestal een officieel adres en registratienummer, maar de regels verschillen, dus neem contact op met uw plaatselijke belastingkantoor.
Als u in Europa btw-geregistreerd bent, moet u in Europa ook uw btw-nummer vermelden.
Hier kunt u de factuuropties opgeven, zoals de uitgavedatum - factuurdatum, netto-looptijd, vervaldatum, valuta en bestelnummer.
In het bedrijfsleven wordt de term netto 30 gebruikt om betaling binnen 30 dagen aan te geven, of het is vrij gebruikelijk om 10/15 te zien , netto 30, wat een andere manier is om 10% korting te geven als betaald binnen 15 dagen en netto binnen 30 dagen.
Mensen die zich echter minder bewust zijn van zakelijke terminologie, weten misschien niet wat dit betekent. Dus afhankelijk van wie uw koper is, kunt u beter gewoon Engels gebruiken: "Houd er rekening mee dat de betaling moet plaatsvinden op of voor 07/09/2013 ”.
Houd er ook rekening mee dat de datumnotaties internationaal verschillen. Betalingstermijn 07/09/2013 kan betaling in juli of september afhankelijk van de locatie van de klant betekenen. Om dubbelzinnigheden te voorkomen, moet u een meer formele uitdrukking overwegen, zoals 9 juli 2013.
Een andere term die ook voor verwarring kan zorgen, is "Na ontvangst". Freshbooks produceerde een interessante studie wat zegt dat veel mensen dit lijken te interpreteren als "wanneer je maar wilt".
Het is alsof ze een factuur ontvangen met de woorden 'te betalen bij ontvangst' en deze onmiddellijk in de stapel 'Wanneer' doen. In plaats daarvan lijkt het gebruik van specifieke termen zoals '21 dagen 'de aandacht van de klant te richten op een specifiek tijdsbestek en krijgt u feitelijk sneller betaald dan dat u om onmiddellijke betaling vraagt. - Zach Mathew
Dit deel bevat de naam en het adres van de klant die u factureert. Als u een bedrijf met meerdere kantoren aanspreekt, moet u de juiste persoon of afdeling opgeven. Dit is misschien niet degene die je tijdens het project hebt gecommuniceerd, dus vraag je af wie je te betalen krijgt om sneller betaald te worden.
Gewoonlijk geeft het woord Factuur de titel aan, maar afhankelijk van het type kan het ook Factuur, Belastingfactuur, Pro-Forma, Snelle factuur etc. zijn. Als u twijfelt, blijf dan bij Invoice.
Het nummer van de factuur is een unieke referentie-ID en wordt gebruikt in geval van correspondentie. De regel is om nooit hetzelfde nummer te gebruiken voor meerdere documenten.
In sommige rechtsgebieden is het verplicht dat uw factuurnummers chronologisch stijgen. Maar ze hoeven niet opeenvolgend te zijn. Als u niet wilt dat uw klant weet hoeveel werk uw bureau overschrijdt, kunt u overwegen het factuurnummer elke keer dat u een nieuwe factuur schrijft te verhogen met een willekeurig nummer: uw eerste factuur is '00007', de volgende is '00012', dan '00014' enzovoort.
U kunt ook codes in uw factuurnummer verwerken om uw geheugen op gang te krijgen. 2013-06-WDD-002 kan bijvoorbeeld worden vertaald als "Tweede factuur voor Webdesigner Depot in juni 2013". Dit hangt van jou af; wees creatief en vind een nummeringsschema dat het beste bij u past.
De gespecificeerde lijst moet duidelijk beschrijven waarvoor u factureert - naam / beschrijving van het product of de dienst, hoeveelheid, eenheidsprijs, korting (meestal gegeven als percentage), belasting en totaalbedrag in rekening gebracht.
De beschrijving moet overeenkomen met de voorwaarden die u met uw klant bent overeengekomen, dus wees zo specifiek mogelijk. Controleer altijd op typfouten, grammaticale of computationele fouten, omdat deze een slechte indruk geven en uw reputatie kunnen schaden. Controleer in feite uw factuur driemaal voordat u deze verzendt.
Een ander ding dat u zou moeten overwegen is de hoeveelheid en eenheidsprijs vermeldingen en controleer wat de regels zijn. Voor bedrijven in het VK bijvoorbeeld, als uw bedrijf BTW-geregistreerde HMRC-regels zijn over btw-facturen, zegt u dat u de prijs per eenheid op uw factuur moet opnemen.
Als u per uur oplaadt, kunt u zowel het aantal uren dat u hebt besteed als uw uurtarief opgeven.
Subtotalen en totalen met een uitsplitsing van belastingen moeten onder de tabel worden berekend.
Zorg dat alles duidelijk is als dag, want als de klant het totaal niet kan identificeren dat wordt gevraagd om te betalen, is het zeer waarschijnlijk dat uw factuur eindigt in de stapel 'omgaan met later'.
Dit is een doos voor uw aangepaste bericht of opmerking die uw factuurvoorwaarden grondiger beschrijft. Als u bijvoorbeeld meer dan één betaalmethode accepteert, kunt u hier aangeven welke u wilt. Is het een cheque, bankoverschrijving of PayPal?
Verder is het een perfecte plek om waardering te tonen. Vergeet niet dat je beleefd bent en je echt sneller betaald kunt krijgen. Sommige studies beweren dat een eenvoudige "dank" het percentage facturen dat snel met meer dan 5% wordt betaald, kan verhogen. Op dezelfde manier zou dat kunnen worden vertaald in veel geld per jaar.
Hoewel een late vergoeding niet de manier is waarop ik om tijdige betaling kan vragen, moet u er rekening mee houden dat u hier ook kunt aangeven. Bijvoorbeeld: "De rente is daarna met 5% per maand gestegen".
Uw factuur is een verborgen marketingtool. Stelt u zich eens voor hoe geweldig het zou zijn als u uw document zou laten opvallen tussen honderden anderen. Persoonlijk ben ik persoonlijk meer geïnteresseerd in het werken met klanten die me creatieve facturen sturen. Een goed ontworpen factuur kan het betalen van een plezier voor u zijn.
Om je op weg te helpen, hebben we het opgezet 10 sjablonen om gratis te downloaden, vergeet niet uw eigen merknaam in te voegen en de tekst te personaliseren voor een effectieve factuur.
Hoe factureer je klanten? Welke tips zou je delen om op tijd betaald te krijgen? Laat het ons weten in de comments.
Facturen die vriendelijk zijn ontworpen door Dimitar Stojanov.
Uitgelichte afbeelding / thumbnail, factuur afbeelding via Shutterstock.