De sleutel tot succes is een Creative Brief
Het is een triest feit dat het grootste probleem waarmee freelancers worden geconfronteerd, onenigheden met een klant is zodra een project is gestart.
Het lijkt - te oordelen naar de hoeveelheid problemen die klagende ontwerpers opluisteren - dat termen, veranderingen, richting en betalingen vaker wegversperringen worden voor een soepele en succesvolle werkrelatie, meestal een einde aan wat een voortdurende relatie tussen de freelancer zou kunnen zijn, en klant.
Er is een eenvoudige, logische en professionele manier voor beide partijen om elkaar volledig transparant te begrijpen. Helaas is het een stap die veel creatievelingen overslaan.
Waar staan de meeste creatieven op papierwerk?
Volgens een recente enquête , 39% van de ontwerpers vereist geen klanten om op de gestippelde (of enige) regel te tekenen om een project aan te nemen. Het is een redelijk veilige veronderstelling dat een formele creatieve opdracht een andere vorm is die de meeste creatieven niet gebruiken.
Uit dezelfde enquête blijkt dat creatieven klanten verkiezen die weten waar ze naar op zoek zijn aan het begin van hun ontwerpproject, en punten scoren met ontwerpers. 51% van de ondervraagde ontwerpers beschouwt dat als een van de belangrijkste kenmerken van een klant.
De mogelijkheid om creatief te zijn en iets leuks te ontwerpen motiveert 62% van de ontwerpers om een project aan te nemen, tegenover 48% die zich laten leiden door dikke salarisstaten en slechts 6% die de prominentiesleutel van een klant beschouwen.
48% van de ontwerpers zegt dat het gebrek aan nuttige feedback een van hun grootste uitdagingen is in het werken met klanten, terwijl 42% wijst op het gebrek aan richting van de klant en 25% wijst op onrealistische verwachtingen als belangrijke obstakels.
Met dit alles in gedachten, hoe kan een ontwerper, of ontwerppersoneel, al deze bereiken en hun rechten en gezond verstand beschermen? Het antwoord is een creatieve opdracht.
Waarom een creatieve opdracht problemen oplost
Vraag iemand om een contract te tekenen en ze zullen meestal een reden hebben waarom ze niet willen tekenen. Een contract bevat harde en snelle regels voor de zakelijke kant van een project. De duur van de uitvoering, wijzigingskosten, betalingen en gebruiksrechten zijn enkele elementen die in een contract zijn vastgelegd. Met een zorgvuldige formulering kan een creatieve opdracht ook al die informatie bevatten!
Wanneer u voor het eerst gaat zitten op kantoor of in een vergaderruimte van een klant, of als u de verschillende spelers in uw bedrijf ontmoet, is het tijd om aantekeningen te maken over wat er wordt gezegd, bepaalde vragen te stellen en ... vereisten en grenzen in te stellen.
Bij een bedrijf, dat een zeer groot bedrijf was, zaten we allemaal in de vergaderruimte voor een projectvergadering. Elk afdelingshoofd luisterde naar de projectomvang en de gewenste resultaten. Als een puzzel was elke stap afhankelijk van elke afdelingsvergadering die de mijlpalen vastlegde, zodat de volgende afdeling daar kon ophalen en de benodigde elementen kon leveren die ze konden leveren, enzovoort, rond het bedrijf tot het op de kunstafdeling viel.
Als een afdeling te lang met hun onderdeel te maken had, zoals een toren met een ontbrekend deel in het midden, zou het project naar beneden vallen. Helaas zou het altijd de kunstafdeling zijn die verpletterd zou worden onder het gewicht van de stalen balken van incompetentie, geleverd door andere afdelingen.
De creatieve opdracht, opgemaakt en verzonden door de kunstafdeling, diende om mensen verantwoordelijk te houden. Tijdens regelmatige vergaderingen tijdens het project was het eenvoudiger om andere afdelingen te vragen waar ze stonden op hun mijlpalen, en waarom ze onvermijdelijk te laat waren. Met een sympathieke en sterke projectleider, zullen verantwoordelijkheid en deadlines ervoor zorgen dat creatievelingen geen week hebben om het laatste project te maken wanneer andere afdelingen slechts twee weken uit een project van twee maanden zullen halen.
Het lijkt erop dat dit bij de meeste bedrijven de standaard bedieningsprocedure is. Het komt zelden voor dat een projectmanager sterke mijlpalen kan of zal behouden. Het komt nog meer voor dat er een professionele projectmanager bij bedrijven is. Meestal wordt iemand toegewezen als projectmanager en hebben ze misschien niet genoeg ervaring of het bedrijfsniveau om strikte naleving van mijlpalen in een project te eisen. In een zakelijke omgeving leidt dit meestal tot problemen om een project op tijd klaar te krijgen. In een freelance situatie is je tijd je geld, en wanneer je uiteindelijk een extra week werkt, of zo tegen een vast bedrag, extra uren probeert aan te rekenen of een haast hebt om een deadline te halen, is het een verloren situatie voor jou, en kan leiden tot een project dat waarschijnlijk niet je beste werk zal zijn. Op het einde krijg je de schuld, en hoewel oneerlijk, goed ... welkom in het bedrijfsleven!
Dus, hoe beschermt u uw reputatie, uw inkomstenpotentieel en toont u zich een waardevolle leverancier voor een klant of een competente projectmanager voor uw bedrijfsleider? Begin met een duidelijke, beknopte creatieve opdracht en een ijzeren vuist! Als het correct is geschreven, laat de informatie die u opneemt geen middel onbenut en is er geen vraag onbeantwoord. Het is niet echt moeilijk.
Op de lange termijn bevordert een complete en duidelijke creatieve opdracht transparantie voor alle partijen, en dat is een van de dingen die klanten waarderen in een creatief project, waar ze het creatieve proces niet volledig begrijpen.
Hoe te beginnen
De computer heeft ons, zoals beloofd, geen papierloze samenleving gemaakt. Digitale communicatie toegevoegd aan het gebrek aan geheugen dat mensen hebben. Computers hebben op grote schaal ons vermogen om te onthouden vervangen en informatie in ons eigen brein te bewaren. Een voorbeeld is wanneer een klant zich niet herinnert dat u iets in een e-mail zegt, bijvoorbeeld vraagt om betaald te worden, of probeert te achterhalen waarom de periode van drie dagen voor een beslissing over definitieve ontwerpen 17 maanden heeft geduurd.
Organisatie is de sleutel. Toen ik begon aan mijn ontwerpcarrière, zowel freelance als op personeel, zou ik een werkmap maken voor elke opdracht en elk project. Ik begon met het labelen van de map en vervolgens een korte creatieve brief geschreven aan de buitenkant van de map. Het vermeldde het volgende:
- Naam van het project.
- Datum waarop ik het heb ontvangen.
- Datum waarop het project moest worden uitgevoerd.
- Wie was er bij het project betrokken, hun namen, telefoonnummers / extensies, e-mailadressen.
- Mijlpalen voor materialen die deze mensen nodig hebben.
- Vanaf dat moment schreef ik tijdens het project notities op van wat er dagelijks gebeurde.
- Waren we op tijd?
- Zijn er wijzigingen aangevraagd en door wie?
- Welke mijlpalen werden gemist en door wie?
- Wanneer bestanden zijn afgeleverd en aan wie.
In deze bestandsmappen plaatste ik alle afdrukken van de ontwerpfasen, e-mails van andere afdelingen / mensen en al het andere dat betrekking had op het project. De meeste van mijn bazen hebben me geprezen omdat ze 'op elk moment wisten waar het project was'.
Bij één werkgever, waar incompetentie werd aangemoedigd door ongebreideld Peter Principle , Ik kreeg te horen dat mijn bestandsmappen 'mensen nerveus maakten'.
Natuurlijk waren mensen nerveus; het hield mensen verantwoordelijk. Het is niet zo dat de mappen zijn opgezet om mensen in verlegenheid te brengen ... nou, ik geef toe dat het een deel ervan was omdat het schuldspel groot was in dat bedrijf, en ik mezelf moest beschermen tegen de leugenachtige vingerwijzers, die echt woedend waren ze hadden geen einde, maar het was ook de enige manier om een 100% op tijd leveringsrecord te houden.
Het duidelijke feit is dat deze mappen van onschatbare waarde waren om te jongleren met wat soms een twaalftal projecten tegelijk deden. Multitasking is niets meer dan georganiseerd zijn en er zijn tools die voor die organisatie kunnen worden gebruikt. De 'Folders of Evidence, and Blame', zoals mijn baas naar hen verwees, waren van onschatbare waarde.
Hoewel dit voor mij een beetje een persoonlijke creatieve opdracht was, is het het beste om bij het beheren van een project, vooral op freelance basis, een schriftelijke opdracht te hebben voor iedereen om deze te bewaren voor hun eigen mappen, als ze die hebben.
Een brief maken
Ik heb gekeken naar andere creatieve opdrachten die beschikbaar zijn op internet en eerlijk gezegd; Ik ben niet onder de indruk van wat ik zag. De beschikbare voorbeelden voldeden niet voldoende om de klant echt alle stappen te laten weten en evenmin over het einde van het project. Hier is een korte beschrijving die u kunt gebruiken als sjabloon voor uw volgende project:
Contactinformatie cliënt / klant:
Naam, telefoonnummer en e-mailadres voor de persoon of het team aan de kant van de klant.
project:
Titel van het project
Voorbereid door:
Naam, telefoonnummer en e-mailadres voor de persoon die verantwoordelijk is voor het interne projectbeheer.
Achtergrond / overzicht:
Gedetailleerde beschrijving van ALLES wat gedaan moet worden! Voeg absoluut alles toe wat u maar kunt bedenken dat zal worden opgenomen, zodat elke scope-kruip afzonderlijk kan worden gefactureerd.
Timeline / Milestones:
Starttijd: Datum gaat hier.
Client levert afbeeldingen / logo's voor brochure, webbanner en website. Alle proeflezen kopie geleverd door klant.
1e mijlpaal:
Schetsen voor ontwerp van alle componenten - (ingestelde datum).
Klantrevisies / goedkeuring vóór (ingestelde datum).
Herziene schetsen geleverd door (vastgestelde datum).
Klantrevisies / goedkeuring vóór (ingestelde datum).
* Verdere herzieningen zullen mijlpalen veranderen. Aangepaste briefing zal opnieuw worden ingediend bij de klant.
2e mijlpaal:
Tweede fase ontwerp - (ingestelde datum).
Klantrevisies / goedkeuring vóór (ingestelde datum).
Herziene afbeeldingen geleverd door (ingestelde datum).
* Verdere herzieningen zullen mijlpalen veranderen. Aangepaste briefing zal opnieuw worden ingediend bij de klant.
3e mijlpaal:
(Datum instellen)
Presentatie van voltooide ontwerpen aan klant voor bekijken / goedkeuring.
* Verdere herzieningen zullen mijlpalen veranderen. Aangepaste briefing zal opnieuw worden ingediend bij de klant.
4e mijlpaal:
(Datum instellen)
Uploaden of bezorgen bij de printer (ingestelde datum).
betalingen:
Kosten: $ (totale kosten voor project)
Storting: $ (vast bedrag - moet een derde zijn tot de helft van de totale prijs). Aanbetaling bij aanvang.
1e mijlpaal: $ (percentage van totale vergoeding)
Tweede mijlpaal: $ (percentage van totale vergoeding)
3e Milestone: $ (percentage van totale vergoeding)
Vierde mijlpaal: $ (* idealiter zou dit het laatste percentage moeten zijn van de volledige vergoeding voor het project)
* Wijzigingen na de eerste ronde (verdere wijzigingen) worden afzonderlijk gefactureerd tegen een koers van $ (vastgesteld uurtarief) per uur.
rechten:
Klant koopt alle rechten op ontwerp / auteursrecht voor werk dat wordt geleverd. Overdracht van auteursrechten is afhankelijk van volledige betaling.
Dit is natuurlijk slechts de basis als voorbeeld. Hoe meer u opslaat, tot in de kleinste details, hoe meer u uzelf zult beschermen tegen "misverstanden" terwijl het project verdergaat. Het grootste probleem met elk project is het "maar ik zei ..." of "Ik dacht dat dit zou zijn ..." en het immer populaire: "Ik dacht dat we dit zouden gaan toevoegen?"
Hoewel in een contract de rechten, betalingen en beloften worden weergegeven die alleen in de juridische bewoordingen worden bijgehouden, laat een creatief memorandum alle partijen zien hoe het project zal verlopen en, belangrijker nog, hoe betalingen zullen worden gedaan. Met een contract kunnen mensen het aan het begin van het project zien, maar zullen het niet opnieuw bekijken totdat je dreigt ze aan te klagen omdat ze je overeenkomst hebben geschonden. De creatieve opdracht herinnert mensen eraan dat je niet gratis zult werken, buitensporige veranderingen zullen meer kosten.
Toch moet een creatieve opdracht mogelijk de demografie van de klant / doelgroep bevatten. Hoewel ik het zelf niet heb ervaren, heb ik van andere ontwerpers gehoord over klanten die de ontwerpnormen van een project hebben vastgesteld, maar later klagen ze dat het werk niet hun consumentenbasis weerspiegelt.
Maak de taal duidelijk
Een voorbeeld dat ik kan vertellen over een taalmisverstand was een bedrijfsvoorzitter die het woord 'verfijnd' bleef gebruiken voor een ontwerpproject. Bij elke ontwerpschets zou ze zeggen: "Nee, nee, nee! Ik wil verfijnd! "
Na elf pogingen om 'verfijnd' te zijn, vroeg ik haar ten slotte om me een paar voorbeelden te geven van wat ze leuk vond, en ik zou het als inspiratie nemen. Nadat ze een paar voorbeelden had genoemd, besefte ik dat ze ongelijk had en heel erg gek was! Wat ze echt wilde, was iets grilligs. Dit is een geweldig en pijnlijk voorbeeld van miscommunicatie, en hoeveel werk er maar één woord is, één descriptor kan veroorzaken. Ik was in dienst bij het bedrijf, dus het was niet zo'n deal alsof het een freelance opdracht was, wat een ramp zou zijn geweest als het een vast bedrag was. Het was gewoon een extreme verspilling van tijd, en een vinkje dat opkwam in mijn jaarlijkse prestatiebeoordeling als: "niet voldaan aan de wensen van de president in elf rondes van veranderingen."
Dit is nog iets anders dat moet worden opgenomen in de creatieve opdracht. Woorden kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd of misbruikt. Soms gebruiken mensen hun handen om te beschrijven wat ze willen, ze op en neer en zijwaarts te verplaatsen om de grootte, lay-out of 'verfijning' te specificeren. Jouw taak, als creatieve voorsprong, is om uit het vreemde gebrabbel te halen wat het is ze bedoelen het echt, en plaatsen het in de geschreven brief, zodat er geen extra ontwerprondes zijn die in uw prijs snijden, of u weghalen van andere projecten.
Demografie is een ander belangrijk punt om te verduidelijken voor de creatieve opdracht. Wie is het beoogde publiek? Het antwoord kan "iedereen" zijn en het kunnen "18-28 jaar oude mannen zijn die in de kelder van hun ouders wonen".
Vergeet niet om deze vragen te stellen, zodat wanneer u klaar bent om uw briefing op te stellen om aan de klant te presenteren, er geen gaten zullen zijn die het project de weg op kunnen sturen. Als er gaten of misverstanden zijn, zal de tijd ... en het geld uit je eind komen, en dat kan meer dan een jaar oplopen tot duizenden dollars.
Wanneer er problemen ontstaan
Iedereen die je vertelt dat ze nooit problemen hebben gehad met een ontwerpproject, is een leugenaar of een psychotisch persoon. Er zijn projecten die tegen bepaalde vragen aanlopen, hetzij tijdens, of nadat een project is voltooid. Meestal wordt het betaald als een klant vraagt hoeveel werk er daadwerkelijk is gedaan en waarom het project meer dan $ 79 kost.
Serieus, we lachen om die verklaring, maar we weten allemaal dat het waar is. In gevallen waarin u met de klant moet gaan zitten en alle aspecten van het project moet bespreken, en een bewijs moet laten zien van verzoeken, wijzigingen en kosten die door u zijn gemaakt, bevat de map alle antwoorden. Natuurlijk is de klant het er misschien niet mee eens dat het antwoord dat ze in een e-mail hebben gezonden, vertelt dat alle ontwerpen zijn goedgekeurd, is echt wat ze bedoelden, maar dat leidt tot een andere weg - rechtbank.
Als u gedwongen wordt om naar de rechtbank of bemiddeling te stappen, is de projectmap een legale droom - misschien een orgasme! Alles op papier, op één plaats en klaar om te presenteren als het record van elke stap. Zelfs als u geen contract hebt (u zou er één moeten hebben!), Zullen de projectmap en de creatieve brief intentie, overeenkomst en stappen tonen die zijn uitgevoerd om het project te voltooien.
Je zult ook merken dat creatieve memoranda handig zijn voor terugkerende klanten. Bij webdesign is het belangrijk om klanten te behouden voor hun steeds veranderende webbehoeften. Naarmate de technologie evolueert en bedrijven groeien, dient de oorspronkelijke creatieve opdracht u eraan te herinneren hoe de klant het liefst met u samenwerkt. Als u eerdere projectbestanden en -rapporten bekijkt, kunt u er ook aan herinneren wanneer het tijd is om contact op te nemen met een klant om updates naar hun site te pitchen. Het is een geweldige tool die waardevol is voor uw bedrijf. Dus ga naar je plaatselijke kantoorwinkel, koop een aantal bestandsmappen, ontwerp een creatief kort blad met je logo erop en je zult zien hoe gemakkelijk een geweldige creatieve briefing en projectmap jouw leven en bedrijf kunnen maken.
Gebruik je een creatieve opdracht? Heeft het je projecten geholpen? Laat ons uw ervaringen kennen in de opmerkingen.